Порядок составления, ведения и актуализации номенклатуры дел в 1С: Документооборот версия 3.0
1. Назначение номенклатуры дел в делопроизводстве организации
В современном мире, где информация играет ключевую роль в развитии бизнеса и общества, эффективное управление документами становится неотъемлемой частью успешной работы любой организации. Одним из инструментов, помогающих систематизировать и упорядочить документооборот, является номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой перечень наименований заголовков дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения. Она служит основой для классификации документов, обеспечивая их сохранность и оперативный доступ к необходимой информации.
Значение номенклатуры дел трудно переоценить. Она позволяет:
- Рационально организовать работу с документами, обеспечивая их сохранность и оперативный поиск.
- Присвоить каждому документу уникальный регистрационный номер, что упрощает его идентификацию.
- Отбирать дела для передачи на архивное хранение или уничтожения по истечении срока хранения.
- Вести учёт дел с различными сроками хранения.
Основными нормативными документами при составлении номенклатуры дел являются:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.
- Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. №77 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях”
2. Ведение номенклатуры дел в программе 1С: Документооборот 3.0
Ведение номенклатуры дел в 1С:Документооборот версия 3.0 подразумевает собой заполнение и актуализация одноимённого справочника в системе «Номенклатура». Для того, чтобы заполнить данный справочник необходимо в настройках программы раздела «Настройка работы с документами» включить настройку Номенклатура (Рисунок 1).
Далее в разделе НСИ необходимо перейти по ссылке «Номенклатура дел» (Рисунок 2).
Открывшаяся форма списка справочника «Номенклатура», имеет в своем интерфейсном решении удобные быстрые фильтры для отбора по значениям (Рисунок 3):
- форма документа;
- организация;
- подразделение;
- гриф доступа.
Стоит отметить, что одним из больших конкурентных преимуществ программного продукта 1С: Документооборот версия 3.0 является удобство одновременного ведения номенклатуры дел для различных юридических лиц в рамках одной программы в компании, что, в свою очередь, влияет на снижение риска утраты информации и сокращении затрат на приобретение дополнительного лицензионного ПО. Помимо этого, в программе можно вести номенклатуру дел в разрезе подразделений (структурный тип номенклатуры) или по функциональному назначению документа (функциональный тип номенклатуры), либо использовать смешанный тип структурно-функциональный, в зависимости от установленного порядка в организации. В случае если в организации принят порядок ведения номенклатуры в разрезе подразделений, то можно воспользоваться механизмом автоматического создания разделов номенклатуры, расположенного в меню «Еще» (Рисунок 4)
В открывшей форме нужно указать какие подразделения должны участвовать в формировании разделов номенклатуры, на какой год и для какой организации, после чего нажать на кнопку «Создать разделы».
В сформированных разделах создаются заголовки дел. Для создания нового заголовка нужно нажать кнопку «Создать» и заполнить открывшуюся форму (Рисунок 5) необходимыми значениями.
Особенностью и, в тоже время, гибкостью 1С: Документооборот 3.0 является возможность ведения смешенных форм документов, другими словами говоря вести систематизацию и учет документов, оформленных как на бумажных носителях, так и в электронном виде и/или с прикрепленными квалифицированными электронными подписями. Данный функционал позволяет осуществлять планомерный переход на электронный документооборот в программе 1С: Документооборот версия 3.0 с учетом уже имеющихся документов. Мало того, данный подход позволяет при формировании сдаточных описей для архива распределять и классифицировать документы, передающиеся на архивное хранение, в зависимости от носителя информации.
Таким образом, номенклатура дел является ключевым инструментом управления делопроизводством, обеспечивающим его упорядоченность и эффективность. Её использование способствует повышению качества работы организации и снижению рисков, связанных с потерей или искажением информации, а применение современных программных продуктов, таких как 1С: Документооборот версия 3.0, выступают синергистами в электронном документационном обеспечении управленческой деятельности, что, в свою очередь, повышает конкурентоспособность компании на рынке.