Регламент управления договорами в конфигурации 1С: Документооборот

Регламент управления договорами перед началом автоматизации на базе системы 1С: Документооборот

20 мая, 2024

Содержание:

	УТВЕРЖДАЮ
	Генеральный директор «Группы Компаний»
	_______________
	«___»___________202_ г.

Положение об управлении договорами группы компаний

Согласовано		Согласовано

финансовый директор ____________		руководитель департамента экономики и финансов ____________
«___»___________202_ г.		«___»___________202_ г.

1. Назначение документа 1С

Настоящее Положение разработано в соответствии с действующими Правилами и Стандартами бухгалтерского и налогового учета РФ, и Уставом «Группы Компаний», «Положением о казначействе группы компаний», должностными инструкциями.

Цель настоящего Положения установить порядок подготовки, оформления, согласования и прохождения графиков платежей по расходным и планирования поступлений денежных средств по доходным договорам Группы Компаний.

Положение обязательно для применения во всех подразделениях и филиалах Группы Компаний.

2. Сокращения и определения 1С

Группа компаний	Группа компаний
Авансовый платеж (предоплата)	Предусмотренная договором предварительная оплата поставки товарно-материальных ценностей, выполнения работ и/ или оказания услуг.
График платежей по договору	Перечень платежей, предусмотренных договором с указанием контрагента, договора, суммы, даты, ЦФО и бюджетной статьи.
Проект договора	Документ, который фиксирует предварительные договорённости включая суммы и графики платежей до заключения договора.
Статья движения денежных средств в 1С	Строка в бюджете движения денежных средств, по которой отражается поступление или выбытие денежных средств в Группе Компаний. Классификатор бюджетных статей определяется в Приложении №7 к «Положению о казначействе группы компаний».
Квартальный бюджет	План поступлений и выбытий денежных средств по Группе Компаний на будущий квартал с разбивкой по месяцам, в котором планируются и производятся платежи.
Денежные средства	Денежные средства и приравненные к ним средства платежа.
Заявка на расходование денежных средств	Документ, на основании которого оформляются платежные документы, осуществляются платежи, контролируются сроки согласования платежа.
Планируемое поступление денежных средств	Документ, который служит для оперативного планирования поступлений денежных средств с указанием контрагента, договора, ЦФО, бюджетной статьи, даты и суммы.
Информационная система	Организованная в рамках Группы Компаний система создания, регистрации, хранения и обработки учетной информации.
Исполнитель (инициатор)	Сотрудник подразделения, ответственный за заключение договоров и формирования графиков платежей и поступлений.

Платежный документ	Документ, на основании которого непосредственно осуществляется платеж (платежное поручение или требование, расходный кассовый ордер).
ЦФО в 1С	Центры финансовой ответственности Компании. Термину ЦФО соответствуют – отдельные бизнес-единицы и функциональные подразделения Управляющей Компании.
Форма платежа	Форма осуществления движения денежных средств путем перевода с расчетного счета, выдачи наличных денежных средств через кассу Компании.
УК	Управляющая Компания
ЦФО	Структурное подразделение Группы Компаний в составе одного или нескольких юридических лиц.

ЦФО централизованного казначейства	ЦФО, в которых расчётно-кассовое обслуживание осуществляется с помощью системы централизованного казначейства в Управляющей Компании.
Региональные ЦФО	ЦФО, в которых расчетно-кассовое обслуживание осуществляется самостоятельно.
Группа финансового контроля	Подразделение финансового контроля, представляющее интересы собственника.
СЭД	Система электронного документооборота. Информационная система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, хранение, контроль доступа, согласование).

3. Общие положения в системе 1С: Документооборот

Настоящий документ регламентирует:

Ответственность должностных лиц Группы Компаний за своевременное и точное планирование графиков поступлений и выбытий денежных средств по доходным и расходным договорам;
Контроль графиков платежей по новым договорам относительно лимитов, установленных бюджетом движения денежных средств;
Последовательность согласования графиков платежей должностными лицами в зависимости от условий договора;
Порядок исполнения платежей в соответствии с утвержденными графиками платежей по заключенным договорам;

Соглашения и допущения:

Основной процесс согласования договоров осуществляется в СЭД. Настоящее положение не регламентирует порядок и правила согласования договоров в СЭД. Предполагается, что регламенты настоящего положения применяются после завершения процессов согласования в СЭД. Скан копия подписанного сторонами договора загружена в СЭД;
Действие регламентов настоящего положения применяется к графикам платежей и поступлений денежных средств по договорам, условия которых, предполагают периодические платежи или поступления. Порядок и правила осуществления разовых платежей регламентируется «Положением о Казначействе группы компаний»;
Финансовая структура группы компаний и закрепление статей движения денежных по функциональным ответственным регламентируются «Положением о Казначействе группы компаний»;

Роли и обязанности должностных лиц.

Инициатор:

В роли инициатора могут выступать:
- директора ЦФО для договоров всех категорий, которые заключаются ЦФО;
- руководители функциональных подразделений управляющей компании;
- сотрудники управляющей компании, которые по своим должностным обязанностям имеют право инициировать процесс заключения договоров.
Обязанности Инициатора:
- После получения всех согласующих виз по договору в СЭД – создать и заполнить в информационной системе документ «Дополнительные условия по договору»;
- Документ должен содержать график платежей или поступлений в соответствии с условиями заключенного договора и ссылку на скан копию подписанного договора в СЭД;
- После получения визы экономиста управляющей компании Инициатор должен сформировать в информационной системе документы планирования платежей или поступлений в соответствии с графиком;
- Инициатор отвечает за своевременность создания документов планирования и соблюдения условий платежей;
- В случаях приостановки, изменения условий, отмены платежей по договору Инициатор производит необходимые корректировки графиков и формирует новые или корректирует ранее созданные документы планирования платежей или поступлений;

Экономист управляющей компании:

Проверяет все документы «Дополнительные условия по договору» на соответствие графиков платежей или поступлений условиям договора в СЭД;
По прямому указанию руководства управляющей компании приостанавливает или отменяет платежи по договору частично или полностью с обязательным оповещением Инициатора об отмене или приостановке платежей по договору;

4. Основные принципы формирования графиков платежей в 1С по доходным договорам

Основная часть поступлений денежных средств – розничная выручка.

Принципы планирования:

Выручка проката – анализ отделом проката изделий, которые планируются к прокату. Присвоение рейтингов изделиям, учет статистики прошлых периодов, внешние факторы (конкуренция)
Выручка общепита – процентная доля от выручки продаж проката для концессионных баров ЦФО и статистика прошлых периодов для кафе, не связанных с прокатом
Выручка от коммерческой рекламы – планируемая выручка по заключенным договорам плюс планы по существующим потенциальным возможностям
Выручка по субаренде – планируемая выручка по заключенным договорам плюс планы по существующим потенциальным возможностям
Выручка по прочим статьям реализации – статистика прошлых периодов и процентная доля от выручки по статьям проката
Выручка франчайзинга – по заключенным договорам и статистика прошлых периодов

Категория	Инициаторы
Коммерческая реклама	Директор ЦФО с менеджером по рекламе. Для федеральных договоров – руководитель отдела рекламы.
Субаренда	Директор ЦФО.
Поступления по финансовой деятельности	Экономист департамента экономики и финансов.
Поступления от реализации активов	Руководитель отдела контроля и управления активами.
Поступление по договорам франчайзинга	Экономист департамента экономики и финансов.
Поступления по внутригрупповым расчетам	Казначей.

Схема процесса

Этапы цикла управления доходными договорами в информационной системе

№ п/п	Наименование	Ответственный	Объект системы	Статус
1.	Утвержденный договор в СЭД	Ответственные за согласование и утверждение	В СЭД завершен процесс согласования. Скан-копия договора, подписанного сторонами загружена	Утвержден
2.	Договор	Администратор БД	Элемент справочника «Договора контрагентов»	Создан новый элемент справочника
3.	График платежей по договору	Инициатор	Создан документ «Дополнительные условия по договору»	Рабочий
4.	Утвержденный график платежей по договору	Экономист	Документ «Дополнительные условия по договору»	Утвержден
5.	Планируемое поступление денежных средств по договору	Инициатор	Созданы документы «Планируемое поступление д/с по договору» на основании утвержденного графика
6.	Банковский платежный документ	Казначей	Документы «Поступление на расчетный счет»	Факт поступления на основании выписки банка

Маршруты согласования графиков поступлений по доходным договорам

5. Основные принципы формирования графиков платежей по расходным договорам в конфигурации 1С: Документооборот

Планирование платежей осуществляется на уровне ЦФО по закрепленным статьям с проверкой и контролем по лимитам, установленным на основании квартального бюджета функциональными руководителями на уровне управляющей компании и группы финансового контроля. Контроль платежей по инвестиционным проектам осуществляется на уровне собственника.

Категории платежей и принципы планирования:

Нормируемые статьи – статьи платежей, по которым существуют экономические нормативы (например, аренда и коммунальные платежи). Планируются ответственными по статьям. Расчеты проверяются экономистом департамента экономики и финансов, финансовым менеджером группы финансового контроля.
Условно-постоянные статьи – статьи платежей планирование которых осуществляется по статистическим данным предыдущих периодов. Планируются ответственными по статьям. Расчеты проверяются экономистом департамента экономики и финансов.
Инвестиционные статьи. Инвестиционный проект имеет два бюджета – бюджет капитальных расходов на строительство и график финансирования выплат по вводу объекта в эксплуатацию. Планирование платежей контролируется для каждого проекта. Планирование капитальных расходов инициируется департаментом развития. Планирование статей капитальных расходов и заключение договоров на уровне функциональной принадлежности статьи ответственными управляющей компании. График финансирования – выплаты по вводу объекта в эксплуатацию формирует региональный директор ответственный за объект. Согласование – финансовый менеджер группы финансового контроля по инвестициям и собственник.
Централизованные платежи – планируются и осуществляются непосредственно управляющей компанией с последующим распределением по ЦФО. В составе централизованных платежей – платежи по прокату. Платежи осуществляются на суммы свободных денежных средств после поступления выручки филиалов и выплат по остальным статьям. Ответственность за формирование графиков платежей по контрагентам, договорам и приоритетам – отдел проката.
Внутригрупповые операции – перемещение средств внутри группы и целевые дотации филиалов. Не планируются. Графики платежей и поступлений создаются и утверждаются по мере необходимости Казначеем УК.
Оплата налогов и взносов – периодические платежи без договоров. Графики платежей создаются бухгалтерией, кроме страховых выплат. По страховым выплатам создаются экономистом департамента экономики и финансов.
Выплата заработной платы – периодические платежи по зарплатному проекту. Графики платежей создаются экономистом департамента экономики и финансов.
Платежи по финансовой деятельности – погашение кредитов и процентов по ним в том числе кредитные линии. Прочие выплаты – связанные с пополнением средств на корпоративных картах. Графики платежей создаются Казначеем УК.

Категория	Инициаторы
Инвестиционные договора	Функциональный ответственный или региональный директор.
Централизованные договора	Функциональный ответственный.
Коммунальные платежи	Директор ЦФО. Для управляющей компании отдел инженерии.
Финансовые договора	Казначей.
Выплаты по собственным нуждам ЦФО	Функциональный ответственный.
Платежи по внутригрупповым расчетам	Казначей.

Схема процесса (без учета согласований в системе 1С: Документооборот)

Примечание: Документ «Прогноз платежа» – используется только в случае, если он был создан до согласования и утверждения графика платежей по договору в целях прогнозирования или резервирования денежных средств.

Этапы цикла управления расходными договорами в информационной системе

№ п/п	Наименование	Ответственный	Объект системы	Контроль	Статус
1.	Утвержденный договор в СЭД	Ответственные за согласование и утверждение	В документообороте завершен процесс согласования. Скан-копия договора, подписанного сторонами загружена.	Утвержденный договор в СЭД	Утвержден
2.	Прогноз платежа	Инициатор	Документ «Прогноз платежа»	Не обязательно. Резерв денежных средств до определения контрагента и договора. Контроль относительно квартального бюджета	Утвержден
3.	Договор	Администратор БД	Элемент справочника: Договора контрагентов		Создан новый элемент справочника
4.	График платежей по договору	Инициатор	Создан документ «Дополнительные условия по договору»	Только для договоров, по которым предусмотрены периодические выплаты. Контроль по бюджету	Рабочий
5.	Утвержденный график платежей по договору	Экономист	Документ «Дополнительные условия по договору»		Утвержден
6.	Заявка на расходование денежных средств	Ответственные за согласование и утверждение	Документ «Заявка на расходование денежных средств»	Контроль квартального лимита	Утвержден
7.	Недельный платежный календарь	Директор филиала, Казначей	Документ «Недельный реестр платежей в 1С»	Прогноз остатков и выручки	Утвержден
8.	Реестр платежей в 1С	Директор филиала, Казначей	Документ «Реестр платежей в 1С»	Контроль остатков на расчетных счетах	Утвержден
9.	Банковский или кассовый платежный документ	Бухгалтер, Казначей	Документы «Списание с расчетного счета в 1С»	Факт платежа	Банковский платежный документ

Маршруты согласования графиков платежей по расходным договорам

Примечание: для согласования графиков платежей по расходным договорам в системе финансового учета предлагается использовать сокращенные маршруты поскольку основное согласование договоров происходит в СЭД.

6. Формы отчетов в системе конфигурации 1С

Форма отчета: Реестр договоров 1С

Отчет «Реестр договоров 1С» предназначен для формирования реестра договоров с контрагентами в 1С.

В отчете пользователем может быть настроена структура (вывод данных в строках и колонках) и установлены любые отборы по реквизитам договоров. В частности, в отчет могут быть выведены только договора с установленным флагом «Включать в реестр договоров 1С», что позволит увидеть в реестре только фактически заключенные договора и исключить договора, созданные только с целью ведения взаиморасчетов.

Форма отчета: Графики договоров

Отчет «Графики договоров» показывает графики платежей по договорам, созданные в системе при помощи документов «Дополнительные условия по договору».

В отчете можно вывести графики как в целом по всем контрагентам и договорам, так и по одному договору. Также можно сформировать отчет с отбором по регистратору, то есть по конкретному документу «Дополнительные условия по договору».

В настройках пользователя можно задавать различные условия отбора (например, по конкретным статьям оборотам, ЦФО, проектам и т.п.), параметры сортировки данных в отчете (например, по кодификатору статей оборотов или наименованию статей). Также, в настройках можно изменять группировки строк 1С и колонок отчета.

Форма отчета: Исполнение договоров

Отчет: Исполнение договоров показывает плановые данные в соответствии с графиками платежей по договору, фактические данные по договору, а также абсолютное и относительное отклонения между планом и фактом.

В отчете можно вывести плановые и фактические данные, как в целом по всем контрагентам и договорам, так и по одному контрагенту и одному или всем договорам с контрагентом.

Плановые данные заполняются на основании данных регистра сведений «Графики договоров (БИТ)», сформированных документами «Дополнительные условия по договорам». Фактические данные по договорам заполняются на основании данных регистра «Обороты по бюджетам», по фактическому сценарию, указанному в настройках отчета.

В настройках пользователя можно задавать различные условия отбора (например, по конкретным сценариям, статьям оборотам, ЦФО, проектам и т.п.). Также, в настройках можно изменять группировки строк 1С и колонок отчета, выбирать макет оформления отчета.