Согласование, утверждение и контроль исполнения документов на примере конфигурации 1С: Документооборот

1

1. Как согласовать заявление на отпуск в системе программы 1С: ДО

В статье разберем кейс согласования служебной записки в Документообороте 1С.

Предположим, нам нужно согласовать служебную записку — заявление на отпуск. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.

Заходим в «Документы и файлы», выбираем «Внутренние документы», папку «Служебные записки» и создаем заявление на отпуск.

Чтобы заявление увидел и согласовал руководитель, нужно создать процесс «Согласование». Нажимаем на кнопку «Отправить» и из выпадающего списка выбираем нужный шаблон. В нашем случае это Выпадающий список «Другие варианты», процесс «Согласование служебной записки».

Указываем основные реквизиты документа и стартуем процесс. После этого руководителю на рабочий стол приходит задача согласовать отпуск сотрудника Фроловой.

В карточке задания 3 кнопки: согласовать, согласовать с замечаниями (положительный результат) и отклонить. После нажатия на одну из них процесс будет завершен.

2

2. Как согласовать и утвердить заявление о выделении материальной помощи в конфигурации 1С: Документооборот

Но есть и второй вариант. Предположим, нужно согласовать с руководителем заявление о выделении материальной помощи в связи с регистрацией брака, а затем отправить служебную записку на утверждение директору. 

Чтобы не делать этого вручную, нам поможет так называемая «Обработка документа». Она состоит из нескольких простых процессов, который мы рассмотрели ранее. Снова зайдем в «Документы и файлы», выбираем «Внутренние документы», папку «Служебные записки» и создаем записку о выделении материальной помощи.

Далее нажимаем Отправить и из выпадающего списка выбираем обработку  «Обработка служебной записки». Смотрим, из каких этапов она состоит: 

Поочередно стартуют 2 процесса после согласования руководителем — задание на утверждение директору. После выполнения этих заданий нашему исполнителю Фроловой будет возвращаться процесс для ознакомления с результатами выполнения процесса. 

В качестве контроля в настройках процесса предусмотрена проверка согласования, где можно указать, на что нужно обратить внимание проверяющего: приложена ли скан-копия документа, указана ли сумма и т.п. Добавить такое условие можно в шаблон процесса 1С на закладке «Проверка согласования».

Для организации контроля исполнения документов в системе предусмотрены отчеты по исполнительской дисциплине. 

Помимо статистических отчетов, отчетов о просроченных сроках исполнения, есть отчет «Справка об исполнительской дисциплине», который отражает все задержки при работе с документами.

Также отчет показывает на диаграмме топ-10 исполнителей задач.

Итак, на первом этапе внедрения главное — выбрать правильно согласующие лица, ведь необходимо согласовывать проект документа со всеми заинтересованными лицами и подразделениями. Для этого необходимо создать матрицу ролей и маршруты движения документов, а так же определить сроки согласования. 

Выстраивайте правильные процессы вместе с 1С:Документооборот!