Создание и внедрение комплексного процесса согласования нового вида документа на предприятии в конфигурации 1С: Документооборот
1. Что входит в понятие процесса согласования документов?
В данной статье речь пойдёт о том, как в программе 1С: Документооборот согласовывать новые категории документов, а также о том, какие комплексные производственные процессы участвуют в согласовании нового вида документа.
Для начала, важно понять, что входит в понятие процесса согласования документов. Итак, согласование – это некий метод, который отвечает за предпросмотр и оценку планируемой документации, учитывая все решения, правовые акты и законодательство.
Чтобы документ прошёл согласование – необходимо правильно оформить и разработать все решения по рабочим бизнес-направлениям компании. Процесс согласования документов в программном решении 1С: Документооборот также отвечает за анализ различных факторов относительно принятия решений. Внутри данной системы сама карточка согласования выглядит следующим образом:
2. Различия бумажного и электронного согласования в системе 1С: Документооборот
Важно понимать, что согласования в электронном и в бумажном виде будут отличаться.
Порядок действий в бумажном согласовании документов в организации таков:
- Макет документа направляется от юриста к сотрудникам, которые занимаются документами;
- Сотрудники корректируют макет документа;
- Макет документа, после корректировок, отправляется на доработку;
- Далее, уже с новой редакцией, макет документа вновь направляется на согласование;
- Все вышеописанные действия будут зацикливаться до тех пор, пока все стороны не придут к единому выводу.
Главным минусом согласования новых документов является то, что некоторые версии документа могут быть утеряны, а из-за этого будут сдвигаться сроки готовности документации.
Для электронного варианта согласования документации будут следующие действия:
- Работник, который несёт ответственность за согласование документов в организации, внутри системы «1С: Документооборот» добавляет к макету документа для согласования все необходимые данные, после чего, производит отправку ответственным сотрудникам;
- Все ответственные сотрудники имеют ограниченное время на внесение правок;
- Программное решение 1С: Документооборот отображает готовность процесса согласования документа и уведомляет, когда согласование завершено.
При помощи такого способа – уменьшается количество людей, которые имеют отношение к системе согласования документа, а также согласование проводится в точные сроки.
Результат согласования внутри системы выглядит таким образом:
3. Настройка и согласование документа в конфигурации программы 1С: Документооборот
Чтобы согласовывать новые документы внутри программного решения 1С: Документооборот существует отдельный модуль программы – «Согласование». После входа в данный модуль – нужно прописать перечень работников, которые участвуют в согласовании.
Тут возможно два варианта: или все работники из перечня одновременно получат доступ к правкам макета документа, или макет документа поочерёдно переходит от одного работника из перечня к другому.
Внутри панели «Процессы» конфигурации системы 1С содержатся все корректировки документа. Когда все корректировки будут выполнены – появится задача, относительно согласования данного документа, – «Ознакомиться с результатами согласования».
Для модуля «Согласование» программного решения 1С: Документооборот, необходимо, для начала, собрать пользовательские категории доступа к информации в согласованиях документации. Проводить настройки внутри самого модуля может только работник, который относится к одной из этих категорий:
- «Администратор»;
- Категория, которая имеет роль «Согласование (настройка)».
Чтобы настраивать и назначать роли у сотрудников, – необходимо выбрать вкладку «НСИ и администрирование», выбрать пункт «Настройки пользователей и прав». Когда будет избрана группа доступа – будет создан новый профиль, для которого будет назначена роль «Согласование (использование)». Далее нужно будет указать всех участников.
Роли нужно дать всем сотрудникам, которые участвуют в согласовании нового документа. Ниже показан пример записи участников процесса согласования:
При помощи программного решения 1С: Документооборот можно одновременно прослеживать несколько десятков согласований в одном документе. При этом, есть такие варианты связи во время процесса обработки документа:
- Единичная или множественная, в зависимости от того, сколько документов находится в обработке. В них могут быть использованы первичные документы;
- Автоматическая – связь, которую задаёт сама система, при этом, её можно корректировать, тогда она будет считаться ручной и программой будет записано время изменений и имя того, кто их внёс;
- С обратной связью или без неё -если есть такой вариант связи, то система сама создаст связь по выбранным настройкам.
Выбрать категорию связи можно внутри справочника «Типы связей», который расположен во вкладке «Нормативно-справочная информация».
За оформление поэтапного процесса согласования документа в конфигурации 1С: Документооборот отвечает внутренняя схема. Эту схему можно представить так:
Рассмотрим основные этапы:
- Для начала, – «Рассмотрение». На этом этапе сотрудник, который отвечает за согласование, получает сообщение о необходимости согласования нового документа, после чего, он должен выполнить следующее:
- Отправить новый документ для ознакомления соответствующим лицам, а также прописать перечень этих лиц и сроки согласования документа;
- Назначить тех, кто будет исполнять согласование, они должны получить подробную задачу и сроки;
- Прописать резолюцию и вернуть согласованный документ.
После всех трёх этапов, новый документ для согласования будет иметь статус «Рассмотрен».
2. Этап «Согласование» – в нём будет находится вся документация, которая требует согласования. Для каждого работника, который будет участвовать в согласовании, определяются сроки по согласованию. В этом этапе, сотрудники делают свой выбор: он будет или положительный – отмечается или строкой «Согласован», или строкой «Согласовано с замечаниями», либо – отрицательный – отмечается строкой «Не согласовано» – в этом случае документ должен быть доработан и заново отправлен на этап согласования.
4. Шаблоны согласования в конфигурации 1С: Документооборот
Для каждого нового конкретного типа документации можно выбирать порядок действий согласования, а также перечень лиц, которые будут согласовывать. Чтобы это происходило автоматически – внутри системы «1С: Документооборот» существуют специальные шаблоны, которые отвечают за варианты согласования.
Ниже демонстрируется такой пример шаблона согласования:
Также, отдельное внимание, стоит уделить функционалу по истории согласований, в программном решении 1С: Документооборот, он отвечает за проведение аналитики по согласованиям новых документов, а именно:
- За определение числа задач, которые были просрочены;
- За определение средних параметров по трудовым затратам;
- За количество выполненных циклов до согласования;
- За время, на которое согласование было просрочено.
Ниже представлен пример отчёта по согласованию документов относительно истории согласований:
Такого рода отчёты служат, в том числе, для обнаружения документации, которая была забыта и для повышения вероятности процесса согласования документа.
В данной статье было подробно, со всеми нюансами, описано то, как по конкретной схеме можно комплексно согласовывать новые документы в рамках предприятия внутри конфигурации 1С: Документооборот.
Чингуль Лариса,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”