Содержание:
Учет недействительных пользователей — это механизм, позволяющий эффективно управлять правами доступа и взаимодействиями с учетными записями сотрудников, которые по различным причинам больше не работают в системе. Эти пользователи могут быть уволены, переведены или просто временно недоступны. Учет недействительных пользователей помогает поддерживать порядок в системе и предотвращать утечки данных.
Что такое недействительный пользователь?
Недействительный пользователь — это учетная запись, которая больше не должна использоваться для работы в системе. Такой статус может быть присвоен в следующих случаях:
- Увольнение сотрудника.
- Перевод сотрудника в другое подразделение, не использующее 1С:Документооборот.
- Временное отстранение от работы с системой (например, отпуск, декретный отпуск).
- Истечение срока действия учетной записи.
1. Как пометить пользователя на недействительного в учетной системе 1С
- Открытие списка пользователей.
- Перейдите в раздел «Настройка и администрирование» — «Пользователи».
- Найдите учетную запись сотрудника, которую нужно изменить.
- Изменение статуса.
- Выберите нужного пользователя и откройте его карточку.
- Установите флажок «Недействительный» или выберите соответствующий статус в настройках.
- Сохранение изменений.
После изменения статуса учетная запись станет недействительной, и пользователь потеряет доступ к системе.
Для отображения недействительных пользователей в списке можно воспользоваться командой «Показывать недействительных пользователей», доступной в меню Еще.
2. Как работать с недействительными пользователями
- Проверка активности учетных записей.
- Регулярно анализируйте активность пользователей через отчёты.
- Определяйте учетные записи, которые не использовались длительное время, для дальнейшей их отметки как недействительных.
- Передача задач и прав.
- Убедитесь, что у недействительного пользователя нет незавершённых задач. При необходимости переназначьте их другим сотрудникам.
- Пересмотрите права доступа, которые были закреплены за учетной записью, и переназначьте их.
- Удаление или архивирование учетных записей
- Полное удаление учетной записи не рекомендуется, так как это может нарушить целостность данных.
- Вместо этого, архивируйте недействительные учетные записи, чтобы сохранить историю взаимодействий.
Недействительные пользователи не удаляются из структуры учреждения и сохраняют свои права доступа, чтобы их руководители могли продолжать пользоваться этими правами.
Сотрудник с пометкой «Недействительный» остается в информационной базе, но не имеет возможности входить в систему, участвовать в рабочих процессах или отображаться в отчетах и списках. При этом его права доступа к данным остаются активными и автоматически передаются руководителям или назначенным делегатам.