Содержание:
Контрольные точки — это ключевые моменты проекта, которые позволяют оценивать его текущий статус и соответствие графику. Они помогают руководителю проекта оперативно отслеживать выполнение задач, контролировать сроки, а также выявлять и устранять отклонения. В 1С:Документооборот 8 управление проектами по контрольным точкам встроено в функционал проектного управления.
1. Настройка и работа с контрольными точками в программе 1С:Документооборот
Включение или отключение учета по контрольным точкам осуществляется через кнопку «Использовать контрольные точки» (раздел Настройка → Настройка программы → Проекты и трудозатраты). По умолчанию учет контрольных точек в программе активирован. При включении данной настройки в карточках проектов и типов проектов на панели действий становится доступна команда перехода к контрольным точкам.
При активной настройке в программе автоматически создаются три стандартных уровня контроля:
- Стратегический
- Тактический
- Оперативный
Уровни контроля предназначены для управления проектами с разной степенью детализации. Настройка этих уровней осуществляется через ссылку «Уровни контроля» (меню Настройка → Настройка программы → Проекты и трудозатраты). Все перечисленные уровни контроля автоматически создаются в информационной базе.
Контрольные точки проекта могут просматривать все пользователи, которые имеют доступ к самому проекту.
Право добавлять новые контрольные точки и группы предоставлено только руководителю проекта, его непосредственным руководителям и назначенным делегатам.
Номер первой контрольной точки вводится вручную. Все последующие точки получают номера автоматически, используя формат, заданный для первой контрольной точки, в качестве шаблона для последовательной нумерации.
Контрольные точки обычно связаны с завершением одной или нескольких задач. Чтобы установить такие связи:
- Перейдите на вкладку “Задачи” в карточке проекта.
- Создайте или выберите задачи, относящиеся к данной контрольной точке.
- В настройках задачи укажите контрольную точку, к которой она относится.
Для каждого типа проектов можно заранее настроить шаблонный список контрольных точек и их групп. Это позволяет автоматизировать создание контрольных точек при запуске нового проекта данного вида, упрощая управление и контроль.
2. Основные особенности управления с использованием контрольных точек в программе 1С:Документооборот 8
- Структурирование проекта.
Контрольные точки позволяют разделить проект на этапы или важные события, что упрощает мониторинг выполнения.
- Контроль сроков.
По каждой контрольной точке отслеживаются плановые и фактические сроки.
- Простота управления.
Руководитель проекта получает ясное представление о текущем состоянии проекта и может вовремя принять меры при задержках.
- Отчеты и мониторинг.
Система предоставляет инструменты для анализа выполнения контрольных точек в рамках проекта.
3. Преимущества управления по контрольным точкам
- Прозрачность процесса. Руководитель всегда знает, какие этапы завершены, а какие находятся под угрозой срыва.
- Управление рисками. Контрольные точки позволяют вовремя выявлять проблемы и принимать меры.
- Удобство анализа. Сравнение плановых и фактических сроков выполнения дает полную картину хода проекта.
- Повышение эффективности. Четкое разделение этапов проекта улучшает координацию команды.