Заполнение протокола Мероприятия в программе 1С:Документооборот 8

Заполнение протокола Мероприятия в программе 1С:Документооборот 8

Содержание:

Протокол мероприятия в системе служит для фиксации всех ключевых решений, принятых в ходе события, а также перечня задач и ответственных лиц.

1

1. Составление протокола мероприятия

  1. Открытие карточки мероприятия.
  • Перейдите в раздел Совместная работа → Мероприятия.
  • Выберите нужное мероприятие из списка и откройте его карточку.
  1. Переход на вкладку «Протокол»
  • В карточке мероприятия выберите вкладку «Протокол».
  1. Заполнение полей протокола.

В протоколе предусмотрены следующие разделы:

  • Принятые решения — фиксируются ключевые решения, согласованные участниками.
  • Перечень задач — добавляются задачи, вытекающие из решений. Для каждой задачи можно указать:
  • Содержание задачи.
  • Сроки исполнения.
  • Ответственных лиц.
  • Итоги мероприятия — описываются общие результаты или выводы.
  1. Добавление связанных документов
  • Если в ходе мероприятия были использованы или обсуждены какие-либо материалы, их можно прикрепить в виде файлов.
  • Это могут быть презентации, схемы, отчеты и другие документы.
  1. Согласование и утверждение протокола
  • После заполнения протокол может быть отправлен на согласование ответственным участникам.
  • Согласование может проходить по стандартному маршруту или вручную.
  • После согласования протокол утверждается руководителем мероприятия или другим ответственным лицом.
2

2. Раздельное исполнение пунктов протокола мероприятия системе программ 1С:Предприятие.Документооборот 8

Функция отправки на исполнение отдельных пунктов протокола мероприятия упрощает процесс контроля и выполнения задач, поставленных в ходе мероприятия.

Включение или отключение функции отправки отдельных пунктов протокола на исполнение осуществляется с помощью настройки «Раздельное исполнение протокола», которая находится в разделе Настройка → Настройка программы → Общие.

3

3. Как работает отправка на исполнение пунктов протокола в системе 1С:Документооборот 8

  1. Добавление пунктов протокола.

На вкладке «Протокол» в карточке мероприятия заполняются пункты задач с указанием:

  • Описания задачи.
  • Исполнителей.
  • Проверяющих.
  • Сроков выполнения.
  1. Автоматическая отправка на исполнение.

После заполнения протокола предусмотрена кнопка «Отправить на исполнение», которая автоматически создает задачи в системе для указанных исполнителей.

  1. Контроль выполнения.

Руководитель мероприятия или указанные контролеры могут отслеживать выполнение каждой задачи в режиме реального времени.

  1. Завершение задач и закрытие протокола.

По завершении всех пунктов протокола можно закрыть мероприятие, зафиксировав результаты.

4. Преимущества автоматической отправки пунктов протокола в конфигурации 1С:Документооборот 8

  1. Устранение необходимости ручного создания процессов. Каждую задачу из протокола можно автоматически отправить на исполнение, без создания отдельных процессов вручную.
  2. Контроль выполнения каждого пункта. Для каждого пункта протокола можно отследить статус выполнения, сроки и вовлеченных исполнителей.
  3. Возможность назначения нескольких исполнителей. Один пункт протокола может быть распределен между несколькими сотрудниками, что повышает гибкость управления задачами.
  4. Разные проверяющие и контроллеры для разных пунктов. Вы можете указать отдельного проверяющего и контролера для каждого пункта, что обеспечивает индивидуальный подход к контролю.
  5. Ограничение доступа для информационной безопасности. Рядовые исполнители видят только те задачи, которые назначены им. Итоговая информация по другим пунктам протокола для них недоступна, что повышает уровень конфиденциальности.

 

Функция отправки на исполнение пунктов протокола делает процесс управления мероприятиями простым, организованным и безопасным.