Процесс организации оформления отпуска в «Документообороте»
На каждом предприятии отпуска предоставляются в соответствии с заранее согласованным в 1С:Документооборот графиком отпусков, но это не отменяет составление и согласование заявления на отпуск с разного рода руководителями и архивирование таких документов. Так как это стандартная процедура, то и типовой функционал программного продукта 1С:Документооборот подойдет практически всем.
Перед началом автоматизации подумайте, какой процесс вы хотите улучшить – будет ли это сокращение срока согласования документа или возможность координации работы нескольких отделов при уходе сотрудника в отпуск.
После этого можно будет перейти к подготовительным мероприятиям: провести предварительные настройки системы и решить организационные вопросы. Сами настройки системы займут не более получаса, а вот сроки решения организационных вопросов зависят от размера предприятия и его «бюрократизации».
Рассмотрим основные организационные моменты, которые сопутствуют оформлению заявление на отпуск:
- написание заявления – создание понятного шаблона документа с частью предзаполненных полей, которые невозможно редактировать и установленным запретом на изменение самого процесса;
- согласование заявление у линейного и вышестоящих руководителей – создание в системе процесса обработки заявление и автоматического его запуска;
- взаимодействие с кадровой службой и бухгалтерией – создание поручений на учет отпусков для HR и поручения для бухгалтерии на расчет отпуска и выплату отпускных;
- ознакомление сотрудника с результатами.
Настройка отпусков в системе 1С:ДО
Процесс создания и настройки отпусков в системе выглядит следующим образом.
- Необходимо создать нужный вид документа
- Далее следует создание шаблона документа и установка дополнительных ограничений по его редактированию.
Устанавливаем необходимые запреты:
Заполняем поля, которые должны быть заполнены по умолчанию и не будут доступны для редактирования:
- Создать и настроить комплексный процесс (пример схемы приведен ниже):
- Преднастроить правила автоматического или ручного старта процесса:
- Установить место хранения документов.
- Провести настройку томов и дел, если это необходимо для вашего предприятия.