1С:Документооборот достаточно разностороннее решение, которое помимо своего основного функционала, системы электронного документооборота, позволяет автоматизировать и другие контуры, такие как управление мероприятиями (конференции, встречи), управление задачами (task-manager) и возможность ведения и отслеживания динамики активности работников в системе. Основными инструментами являются ежедневные отчеты сотрудников о работе в системе, а также система статистических отчетов по работе сотрудников в целом.
Как было до версии 1С:Документооборот 2.1.19?
- Вариант отчета "Статистика активности"
В отчетах каждого сотрудника находится “Протокол работы”. Это группа отчетов, позволяющая отследить статистику и характер деятельности сотрудников в системе. Для пользования группой отчетов необходимо включить такую возможность в разделе “Настройка и администрирование”. Перейдем в настройки прав доступа и установим галку “Протоколировать работу пользователей”. Там же можем указать, на протяжении какого времени необходимо хранить протоколы и в каком каталоге.
Варианты находятся в отчете под названием “Протокол работы”. Найти предустановленные варианты можно с помощью нажатия кнопки “Выбрать вариант”.
Рассмотрим имеющиеся варианты отчетов:
- Вариант отчета "Динамика активности пользователей"
Данный отчет показывает на временной шкале общую динамику активности работников. В отчете собраны бизнес-события, по которым происходит мониторинг, например, вход пользователя в систему, просмотр объектов системы, загрузка почты, отправка писем и т.д.
Отчет формируется в виде диаграммы, в которой по дням прослеживается увеличение или снижение деятельности сотрудника в системе. Отчет пригодится для выявления неактивных пользователей, не вовлеченных в общий процесс работы. Также отчетливо прослеживается пик активности в рамках месяца или года, а также время работы (продуктивной работы) сотрудников. В реалиях удаленной работы может быть полезно отслеживать перегруз сотрудников и своевременно принимать управленческие решения.
- Вариант отчета "Список событий"
Отчет будет полезен руководителям для понимания, кто из сотрудников изменил тот или иной документ, а также для анализа активности пользователей в системе. По умолчанию в отчете выводится общий список действий.
- Вариант отчета "Статистика активности"
Показывает активность пользователя в привязке к событию. Отчет может быть представлен в виде гистограммы, или круговой диаграммы.
- Вариант отчета "Статистика по числу событий"
Показывает, сколько раз выполнялось в системе то или иное событие, какое используется чаще всего. Например, если пользователи часто изменяют документы, необходимо задуматься о корректности выстроенных процессов, почему происходит частое изменение документов в системе.
Обновленный формат протокола работы сотрудников в 1С:Документооборот версии 2.1.19
Начиная с релиза 2.1.19 в 1С:Документооборот добавилась новая удобная форма представления протоколов работы пользователей. Найти ее можно в “Совместная работа”, если вам назначено полномочие “Руководители подразделений”.
Удобный интерфейс вмещает в себя несколько вкладок, в которых находятся отчеты по динамике активности работников, по событиям, по типам данных и по сотрудникам. Если мы выберем подразделение, то протокол покажет общую статистику в разрезе подразделения. Протоколы “Итог” и “По сотрудникам” будут отображаться, если выбрано подразделение.
Протокол “Динамика активности” позволяет отслеживать активность и количество внесенных изменений сотрудниками в системе. На диаграмме можно увидеть, кто из сотрудников загружен “до предела”, а кому можно делегировать выполнение нескольких задач.
Протокол “По сотрудникам” покажет индивидуальную активность сотрудника.
Протокол “По событиям” позволяет отслеживать изменения в системе в привязке к действиям, например, создание объектов, сохранение информации на диск, поиск по реквизитам.
Протокол “По типам данных” позволит проанализировать активность по направлениям деятельности, например, работа с исходящими документами, или мероприятиями.
Протокол “Все действия” по умолчанию отображается пустым, так как если сразу открыть протокол по всем действиям системы, производительность может серьезно пострадать. Поэтому сначала нужно выбрать действие и данные, а затем нажать “Заполнить список”.
Выбирать, с каким протоколом работать, конечно же, Вам. Исходя из запросов, это может быть как отдельный протокол, так и “универсальный”, настраиваемый на закладке “Все действия”.
1С:Документооборот развивается и предлагает все больше удобных функций внутри системы. Используйте функционал вашего решения на максимум!