Когда речь заходит о продаже системы электронного документооборота, у заказчика неизменно возникает закономерный вопрос: необходимо ли покупать дополнительные клиентские лицензии на 1С:Документооборот, если также будет использоваться мобильная версия? И это нередко ставит в ступор менеджеров и аналитиков 1С – первые вопросительно взирают на вторых; вторые, в свою очередь, упирают взгляд в стол, так как однозначно ответить на этот вопрос не так уж и просто.
Понятное дело, что менеджер всегда заинтересован в том, чтобы сдобрить коммерческое предложение как можно большим числом лицензий. Понимает это и заказчик, однако, оплачивать лицензию просто за мобильную версию 1С:ДО желанием не горит. Ситуация сложная, но вопрос поставлен, и необходимо быстро определиться с ответом. И вот, улыбаясь для большей убедительности, менеджер дает ответ: «Конечно!»
В таком случае служба IT заказчика может отреагировать по-разному. Самый благоприятный сценарий для менеджера – запрос расчета по количеству. Менее благоприятный – неловкая молчанка. А еще могут послать в «сад», не долго думая, как это было в фильме «Трое в лодке…».
Итак, что произошло?
К сожалению, на практике подобное случается значительно чаще, чем хотелось бы, ведь тема лицензирования довольно скользкая. В подобных ситуациях менеджеру выгоднее не отвечать на вопрос однозначно, чтобы и себя не обидеть, и клиенту не соврать. Дело в том, что сейчас нет необходимости покупать дополнительные лицензии, но фирма 1С может изменить это в любой момент (отдельная тема рассказа – про ИТС подписку и услуги). Именно за эту хрупкую соломинку и силятся ухватиться продавцы лицензий 1С.
Исходя из этого, наиболее грамотным был бы ответ «Сейчас – нет». На этом этапе заказчику важно четко понимать некоторые нюансы, которые помогут быстро достичь взаимопонимания и совершить выгодную для обеих сторон сделку.
Итак, пока не погружаясь в детали построения системы, важно определиться с целесообразностью настройки мобильного документооборота. Допустим, заказчик имеет клиентскую лицензию 1С:ДО на ПК. Каждый из сотрудников его компании (и удаленщики, и работающие в офисе) имеют доступ к лэптопу в рабочее время, процессы компании налажены и нет необходимости лезть в систему, например, находясь в дороге, когда компьютера нет под рукой. Нужен ли тогда вообще мобильный клиент? Возможно, нет. В таком случае вопрос лицензий отпадает сам собой.
Любой аналитик, кому приходилось сталкиваться с системами ERP, СППР и ДО понимает, что совокупность этих программных продуктов является мощнейшим набором именно связанных программ для организации учетной системы, понимания процессов в компании и согласования по любому маршруту. И в этом заключается второй важный нюанс. Эти решения взаимодействуют на веб-сервисах, опубликованных на веб-серверах (IIS и Apache). Разумеется, каждая программа внедряется с определенной целью, и обойтись без нее бывает попросту невозможно.
То есть когда менеджер отвечает «Конечно!» на вопрос о необходимости покупки дополнительных лицензий для мобильного клиента 1С:Документооборот, заказчик подсчитывает мгновенно: 100 пользователей ДО – это 100 лицензий для ПК + 100 лицензий для мобильного. А при комплексном внедрении – ERP + СППР + ДО + ДО Мобильный = 400 лицензий для ста человек.
В подобных случаях вопрос риторический. Дело в том, что мобильный документооборот работает на HTTP-сервисах, и это может быть простой проверкой – менеджер все равно должен ответить отрицательно.
Далее – немного технических вводных. 1С не занимается разработкой веб-серверов (не путать с веб-сервисами, объектами 1С), т.е. движки исполнители – это IIS и Apache. Исходя из этого, за что они будут деньги просить – за то, чего у них нет, как налог на воздух?
И последнее: в системе 1С существуют сеансы, они фиксируют информацию по входу. Но в консоли кластера появляются записи (забирающие лицензию или нет):
- Тонкий клиент (истина);
- Толстый клиент (истина);
- Веб-клиент (истина);
- Мобильный клиент (истина);
- COM-Соединение (истина);
- Консоль кластера (ложь);
- Веб-сервис (ложь);
- HTTP-Сервис (ложь);
- OData-Сервис (ложь).
Я бы не считал всех, кто дочитал до этого места, хорошими специалистами, если бы Вы не усомнились в текущей трактовке и не задались вопросами: А, собственно, кто такой этот автор? Что он вообще знает?
Итак, небольшое видео по лицензиям 1С и еще парочка аргументов. Понятно, что будут рассматриваться только Фон/Web/HTTP.
Как рассчитать количество лицензий?
Во-первых, никогда не ориентируйтесь на количество человек в компании, так как не все сотрудники должны работать в учетных системах.
Во-вторых, никогда не ориентируйтесь на справочник «Пользователи». В 1С:ДО справочник «Пользователи» исполняет синхронизирующую функцию при интеграции, то есть вход будет осуществлен через Web-сервисы. Количество лицензий лучше рассчитывать по сотрудникам службы Делопроизводства и непосредственно по количеству людей, работающих по согласованию в рамках входа в систему (обычно: Юрист/Безопасность/Финансист).
Если мы говорим о ERP, есть несколько тонкостей:
- Для службы бухгалтерии и финансов лучше удвоить количество лицензий на пользователя. Например, при 25 бухгалтерах и 5 финансистах лучше запланировать 45-60 лицензий.
Дело в том, что эти сотрудники работают в основном в два окна – первом запускают сложные отчеты и расчеты, а во втором работают как пользователи в системах.
- Если в общей схеме присутствует программный продукт 1С:ЗУП, также не стоит учитывать пользователей кадровой службы в системе ERP. Текущие лицензии будут обеспечены 1 лицензией служебного пользователя «Обмен».
- При непрерывном двух- (11 часов) или трехсменном (8 часов) производстве сотрудников производственных подразделений необходимо делить на кол-во смен, ведь и так не получится сидеть 2-м пользователям одновременно за одним компьютером (к этой же категории сотрудников относим и диспетчеров производства).
- При подключении СППР лицензии вообще не закладываем по уже понятным причинам.
Необходимо учесть дополнительные лицензии на интеграции между системами – одна лицензия на каждый программный продукт для настройки одного обмена.
Также важно учитывать, что базой могут пользоваться не только сотрудники Вашей компании, но и сторонние фирмы. В 1С существует дополнительный справочник «Внешние пользователи», использовать который не рекомендуется. Не поленитесь и создайте дополнительно сайт для доступа таких пользователей, используйте одну лицензию для обменов – существенно упадет стоимость проекта, так как снизится общая стоимость лицензий на 1С:Документооборот.
Нужно еще учесть 3-и лицензии для уважаемых и всеми любимых налоговых органов. Никогда не забываем о братьях наших старших.
Когда мы получили общее количество, необходимое для постоянной работы пользователя, лучше заложить «процент стабильности»: 10-20%. Это будет компенсировать:
- зависшие сеансы пользователей (упрощение администрирования);
- сокращения обращений в службу поддержки (это время 2-х сотрудников Инициатор и Администратор);
- дополнительные лицензии при условиях расширения компании.