1. Работа со справочником «Контрагенты» в 1С
Добрый день! Сегодня мы поговорим о справочнике «Контрагенты» в программе 1С:Документооборот. Данный справочник является одним из важных и ключевых справочников при работе в 1С:Документооборот и других продуктах 1С. Справочник «Контрагенты» содержит в себе информацию о юридических и физических лицах, с которыми ведёт свою деятельность организация.
В справочнике целесообразно организовывать многоуровневую иерархию, т.е. хранить элементы в папках.
2. Карточки в справочнике «Контрагенты»
Создать в справочнике «Контрагенты» новую карточку юридического или карточку физического лица можно несколькими способами:
- по кнопке «Создать»;
- скопировав уже имеющийся в справочнике элемент с помощью кнопки «+»
Заполнение ключевой информации новой карточки в справочнике может осуществляться как автоматически, так и вручную.
Автоматическое заполнение предполагает с помощью интернета. Нам поможет, например, встроенный в 1С функционал, который даёт ключевую возможность быть в курсе различных изменений у организаций. Этот сервис ежедневно передает информацию о банкротствах, изменениях юридического адреса, руководства и т.д. Этот функционал облегчает мониторинг всех важных изменений реквизитов контрагента и использует разные источники информации, в числе которых –ЕГРЮЛ и Единый федеральный реестр сведений о фактической деятельности юридических лиц.
Предварительно нужно заполнить реквизит ИНН, и программа 1С:Документооборот 8 проверит наличие в базе данных юр. лица с таким ИНН. Если такая организация зарегистрирована, то карточка в справочнике автоматически заполнится данными с сайта. Останется только проконтролировать введенные данные. Но, обратите внимание, если реквизит ИНН подсвечен красным цветом, то это означает, что данной организации нет в базе ФНС.
Обратите внимание, что при вводе нового элемента в справочник нужно заполнить два поля для названия: «Краткое наименование» и «Полное наименование». Некоторые организации имеют длинные названия и будет очень неудобно искать в справочнике такого контрагента по наименованию. Поэтому в поле «Наименование» предпочтительнее вводить краткое наименование организации. Ну, а в поле «Полное наименование» следует вводить название контрагента, которое будет использоваться в договорах, в печатной форме документов и т.д.
Рекомендуется загрузить в информационную базу и регулярно обновлять адресный классификатор для корректного ввода юридических и фактических адресов.
При заполнении реквизита Банковский счет обратите внимание на способ выбора банка. Справочник банков в 1С:Документооборот 8 также обновляется.
При заполнении договора необходимо указать покупателя и поставщика, даты начала и окончания договора, сумму договора и НДС.