Содержание:
Конфигурация 1С:Документооборот 3.0 имеет обширный инструментарий для управления документами и бизнес-процессами. Вы можете маршрутизировать документы, настраивать роли и полномочия для пользователей, создавать шаблоны документов и многое другое. В этой статьи рассмотрим подробно роли пользователей в системе, а именно роли «Помощника» и «Замещающего руководителя». На первый взгляд эти роли могут показаться похожими, но это совсем не так. Они имеют различное назначение, набор прав и функциональные возможности. Рассмотрим различия более подробно.
1. Назначение ролей в конфигурации 1С:Документооборот
- Помощник – эта роль используется для делегирования выполнения рутинных задач и работы с документами от имени основного пользователя (руководителя) другим пользователям системы.
- Замещающий руководитель – роль применяется в случае отсутствия основного руководителя. Например, в программе оформлен отпуск или больничный основного руководителя, а в этот период в системе нужно выполнять какие-либо действия. В этом случае Замещающий руководитель принимает на себя полномочия по принятию решений и контролю бизнес-процессов.
2. Уровень доступа в 1С:Документооборот
Уровень доступа настраивается при настройке ролей. Но чаще всего он выглядит так:
- Помощник имеет ограниченный доступ к функциям, связанным с управлением. Что может Помощник:
- Просматривать задачи и документы, назначенные основным пользователем.
- Подготавливать проекты документов.
- Согласовывать документы в рамках заранее заданных правил (если это разрешено основным пользователем).
- Замещающий руководитель имеет полный доступ ко всем функциям, доступным основному руководителю.
Что может Замещающий руководитель:
- Изменение настроек маршрутов бизнес-процессов.
- Подписание документов (в том числе с юридической силой, если это предусмотрено системой).
- Принятие решений по стратегическим задачам и процессам.
3. Работа с документами в 1С:Документооборот
- Помощник:
- Имеет доступ на чтение к рабочему столу руководителя.
- Может создавать черновики документов, но отправка документа на согласование или подписание часто ограничена.
- Работает с подготовительными этапами обработки входящей и исходящей корреспонденции.
- Замещающий руководитель:
- Может полноценно работать с документами, включая утверждение, согласование и подписание.
- Участвует в стратегических процессах, например, в распределении задач между сотрудниками.
4. Участие в бизнес-процессах
- Помощник выполняет задачи поддержки:
- Отслеживание статусов текущих задач и напоминание ответственным сотрудникам.
- Составление отчетов для руководителя.
- Планирование календаря.
- Замещающий руководитель:
- Получает все задачи основного руководителя в случае его отсутствия.
- Может изменять маршруты процессов, перенаправлять задачи и принимать решения, влияющие на результаты бизнес-процессов.
5. Особенности настройки в программе 1С:Документооборот
- Помощник:
- Настраивается через разрешения и делегирование задач. Руководитель может вручную определить перечень задач и документов, доступных помощнику.
- Имеет отдельный интерфейс для удобного взаимодействия с данными.
- Замещающий руководитель:
- Настраивается как временный пользователь с полномочиями основного. Для этой роли обычно указывают период времени, в который она будет активна.
- Все действия замещающего руководителя логируются и могут быть проанализированы в отчетах безопасности.
6. Сценарии использования в системе 1C:Документооборот
Если вам нужно выполнять какие-либо повседневные задачи, которые не затрагивают какие-то серьезные аспекты деятельности предприятия, вам подойдет роль «Помощник». Например, нужен сотрудник, который будет помогать руководителю и обрабатывать или создавать документы в системе, но не будет их подписывать или утверждать.
Если у вас другая ситуация, руководителя на работе нет, а необходимо обеспечить работу предприятия, управлять бизнес-процессами. Вам нужно воспользоваться ролью «Замещающий руководитель».