Эскалация задач – механизм ускорения и оптимизации срока исполнения задачи в 1С: Документооборот
Содержание:
Внедрение документооборота в организации решает множество задач учета документов, их согласования и хранения. Сильной стороной внедрения документооборота является избавление от узких мест в делопроизводстве.
Рассмотрим решение для одного из них – это невозможность завершить задачу в процессе из-за отсутствия согласующего.
Эскалация задач – это инструмент, предназначенный для автоматического завершения задачи или перенаправления её, при наступлении определенного события.
1. Правила эскалации в системе 1С: Документооборот
Правила эскалации в системе 1С: Документооборот предусматривают 2 варианта действий:
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/varianty-dejstvij-1024x539.png)
- Выполнить автоматически, причем результат выполнения может быть:
- отрицательный
- положительный
2. Перенаправлять
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/rezultat-vypolneniya-1024x539.png)
При настройке правила эскалации в системе 1С: Документооборот для действия «Выполнять автоматически» отрицательный результат возможен только для:
- Задачи «Согласовать»
- Задачи «Утвердить»
- Задач процесса приглашения: «Пригласить» и «Ознакомиться с результатом приглашения».
При настройке правила эскалации в системе 1С: Документооборот для действия «Перенаправлять» перенаправить задачу можно: на определенного пользователя, на роль или методом автоподстановки, например, на непосредственного руководителя исполнителя.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/perenapravlyat-1024x539.png)
При создании правил эскалации выбирается событие при наступлении которого активируется этот механизм:
- задача просрочена (на n дней, на k часов),
- задача будет просрочена (через n дней, через k часов),
- задача не выполнена (за n дней, за k часов).
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/vybrat-sobytie-pri-nastuplenii-kotorogo-aktiviruetsya-etot-mehanizm-1024x540.png)
Важно! Правило эскалации не активируется для задачи, у которой не указан срок исполнения, т.к. механизм не определит “точку отсчета”. В первом случае механизм сработает при условии, что срок исполнения задачи просрочен исполнителем на заданное значение. Во втором и третьем варианте реализована возможность «просигнализировать» об истечении срока выполнения задачи или о времени выполнения задачи. Минимально возможный срок срабатывания правила 1 час.
Различные комбинации вышеизложенных правил эскалации позволяет решить задачу прохождения бизнес-процесса в запланированные сроки. Руководству быстро реагировать в случае нарушения сроков, привлекать своевременно дополнительные ресурсы и выявлять «слабое звено».
2. Настройка правил эскалации в конфигурации 1С: Документооборот
Механизм эскалации задач предусмотрен в версиях: КОРП и ДГУ.
Включить механизм можно в «Настройках программы 1С» – раздел «Процессы и задачи». Флаг «Использовать эскалацию задач».
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/ispolzovat-eskalacziyu-zadach-1024x543.png)
Теперь в меню раздела «Управление процессами 1С» можно настраивать «Правила эскалации задач».
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/pravila-eskalaczii-zadach-1024x533.png)
По кнопке «Создать» создается новое правило, последовательно заполняя все условия вы создадите правило которое нужно для вашего бизнес – процесса. Пользователь с правами на управление бизнес-процессами или сотрудник ответственным за НСИ может настроить правило эскалации как для шаблона любого процесса, так и для процесса, у которого нет шаблона. В последнем случае правило будет срабатывать для всех процессов данного типа.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/vybor-proczessa-pravila-eskalaczii-1024x537.png)
Из карточки шаблона процесса, переходя по гиперссылке откроется список, в который пользователь может добавить новое правило или выбрать из существующих.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/dobavit-novoe-pravilo-ili-vybrat-iz-sushhestvuyushhih-1024x538.png)
На закладке «Дополнительные условия» задаются параметры, определяющие кем, является автор задачи, важность задачи, принадлежность исполнителя к рабочей группе или подразделению, а также произвольное условие, заданное либо с помощью конструктора, либо с помощью встроенного языка 1С.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/dopolnitelnye-usloviya-1024x538.png)
После настроек:
Созданному правилу создается приоритет. Это означает, что наступившее событие соответствует сразу нескольким правилам, то первым выполнится то, которое имеет более высокий приоритет.
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/zadat-prioritet-1024x537.png)
Для анализа задач в которых сработало правило эскалации (такие задачи отмечаются комментарием о том, что действие было выполнено автоматически), можно сформировать отчет. В карточке правила можно построить такие отчеты, как «Воронка эскалации», «Сводка эскалации задач по правилам» и «Сводка эскалации задач по сотрудникам».
![](https://dokumentooborot24.ru/wp-content/uploads/2024/05/otchety-po-eskalaczii-zadach-1024x539.png)
Резюме:
Инструмент эскалации задач – это возможность автоматического выполнения или перенаправления задач по событию. Он дает гибко оптимизировать бизнес-процессы, завершив или перенаправив задачи другому исполнителю автоматически.
Позволит спланировать сроки завершения процесса и после изучения отчетов распределить ресурсы или скорректировать бизнес – процесс для сокращения временных потерь и обеспечения оптимального порядка работы.