Содержание:
Внедрение документооборота в организации решает множество задач учета документов, их согласования и хранения. Сильной стороной внедрения документооборота является избавление от узких мест в делопроизводстве.
Рассмотрим решение для одного из них — это невозможность завершить задачу в процессе из-за отсутствия согласующего.
Эскалация задач — это инструмент, предназначенный для автоматического завершения задачи или перенаправления её, при наступлении определенного события.
1. Правила эскалации в системе 1С: Документооборот
Правила эскалации в системе 1С: Документооборот предусматривают 2 варианта действий:
- Выполнить автоматически, причем результат выполнения может быть:
- отрицательный
- положительный
2. Перенаправлять
При настройке правила эскалации в системе 1С: Документооборот для действия «Выполнять автоматически» отрицательный результат возможен только для:
- Задачи «Согласовать»
- Задачи «Утвердить»
- Задач процесса приглашения: «Пригласить» и «Ознакомиться с результатом приглашения».
При настройке правила эскалации в системе 1С: Документооборот для действия «Перенаправлять» перенаправить задачу можно: на определенного пользователя, на роль или методом автоподстановки, например, на непосредственного руководителя исполнителя.
При создании правил эскалации выбирается событие при наступлении которого активируется этот механизм:
- задача просрочена (на n дней, на k часов),
- задача будет просрочена (через n дней, через k часов),
- задача не выполнена (за n дней, за k часов).
Важно! Правило эскалации не активируется для задачи, у которой не указан срок исполнения, т.к. механизм не определит «точку отсчета». В первом случае механизм сработает при условии, что срок исполнения задачи просрочен исполнителем на заданное значение. Во втором и третьем варианте реализована возможность «просигнализировать» об истечении срока выполнения задачи или о времени выполнения задачи. Минимально возможный срок срабатывания правила 1 час.
Различные комбинации вышеизложенных правил эскалации позволяет решить задачу прохождения бизнес-процесса в запланированные сроки. Руководству быстро реагировать в случае нарушения сроков, привлекать своевременно дополнительные ресурсы и выявлять «слабое звено».
2. Настройка правил эскалации в конфигурации 1С: Документооборот
Механизм эскалации задач предусмотрен в версиях: КОРП и ДГУ.
Включить механизм можно в «Настройках программы 1С» – раздел «Процессы и задачи». Флаг «Использовать эскалацию задач».
Теперь в меню раздела «Управление процессами 1С» можно настраивать «Правила эскалации задач».
По кнопке «Создать» создается новое правило, последовательно заполняя все условия вы создадите правило которое нужно для вашего бизнес – процесса. Пользователь с правами на управление бизнес-процессами или сотрудник ответственным за НСИ может настроить правило эскалации как для шаблона любого процесса, так и для процесса, у которого нет шаблона. В последнем случае правило будет срабатывать для всех процессов данного типа.
Из карточки шаблона процесса, переходя по гиперссылке откроется список, в который пользователь может добавить новое правило или выбрать из существующих.
На закладке «Дополнительные условия» задаются параметры, определяющие кем, является автор задачи, важность задачи, принадлежность исполнителя к рабочей группе или подразделению, а также произвольное условие, заданное либо с помощью конструктора, либо с помощью встроенного языка 1С.
После настроек:
Созданному правилу создается приоритет. Это означает, что наступившее событие соответствует сразу нескольким правилам, то первым выполнится то, которое имеет более высокий приоритет.
Для анализа задач в которых сработало правило эскалации (такие задачи отмечаются комментарием о том, что действие было выполнено автоматически), можно сформировать отчет. В карточке правила можно построить такие отчеты, как «Воронка эскалации», «Сводка эскалации задач по правилам» и «Сводка эскалации задач по сотрудникам».
Резюме:
Инструмент эскалации задач — это возможность автоматического выполнения или перенаправления задач по событию. Он дает гибко оптимизировать бизнес-процессы, завершив или перенаправив задачи другому исполнителю автоматически.
Позволит спланировать сроки завершения процесса и после изучения отчетов распределить ресурсы или скорректировать бизнес – процесс для сокращения временных потерь и обеспечения оптимального порядка работы.