Содержание:
Программа 1С:Документооборот помогает автоматизировать бизнес-процессы в организации. На практике, первыми автоматизации подлежат такие блоки, как работа с внутренней документацией, затем блок работы со входящей и исходящей корреспонденцией. После этого организации принимают решение о расширении автоматизации до уровня управления проектами, мероприятиями, а также контроля учета рабочего времени.
О последнем и пойдет речь в данной статье. В каждой организации руководство хочет понимать, чем занимаются сотрудники на рабочих местах, а также в режиме удаленной работы. И контроль рабочего времени персонала действительно помогает выявить узкие места в работе, например, перегруз одного сотрудника и отсутствие должной загрузки у другого. Благодаря организации контроля рабочего времени вы сможете эффективнее управлять ресурсами.
Общее представление о контроле рабочего времени сотрудников
В системе 1С:Документооборот реализован инструментарий для эффективного контроля рабочего времени сотрудников. Очень редко функционал используется, так как не все о нем знают и знают, как его применить. Здесь важно отметить, что в 1С:Документооборот 8 данный функционал не позволит тотально рассчитать рабочее время сотрудников, но будет отличным помощником для руководителя в дальнейшем анализе по видам работ.
Существует много систем контроля учета рабочего времени сотрудников. Но все они основываются на базовом ведении сотрудником «картины дня». Ежедневно сотрудник заполняет отчет, где указывает фактические трудозатраты по тем или иным видам работ. К сожалению, ручной ввод трудозатрат неизбежен и контроль за корректным ведением ежедневных отчетов ляжет на руководителя. Но без этого проанализировать картину рабочего дня сотрудника не удастся, поэтому в первую очередь необходимо выстроить данный процесс. Как правило, со временем сотрудники «втягиваются» и заполняют отчеты без напоминаний.
К тому же, в 1С:Документооборот 8.3 заполнение отчетов упрощено и занимает гораздо меньше времени, нежели делать это в отдельных сторонних программах и приложениях.
Настройка 1С:Документооборот 8
Для того, чтобы начать использовать ежедневные отчеты сотрудников, перейдите в подсистему «Настройка и администрирование», выберите «Настройка программы».
В настройках выберите «Проекты и трудозатраты».
Далее из выпадающего списка выберите вариант использования ежедневных отчетов.
Не забудьте указать основную единицу длительности, которую будете использовать для контроля режима рабочего времени. А также основную единицу трудозатрат. По умолчанию используется час и человеко-час.
После выполнения настроек в списке подсистем появится подсистема «Учет рабочего времени».
В подсистеме мы можем увидеть свои отчеты, нажав на кнопку «Мои отчеты», также трудозатраты и отчеты подчиненных (для руководителей).
Также необходимо заполнить справочник «Виды работ». Как правило, во всех версиях 1С Документооборот его заполнением занимается сотрудник, ответственный за нормативно-справочную информацию, но на этапе внедрения он может быть заполнен администратором системы единоразово. Необходимо ответственно подойти к формированию видов работ, так как в дальнейшем сотрудники будут выбирать вид работ только из данного справочника.
Система контроля рабочего времени
Для создания нового отчета откройте «Мои отчеты» и нажмите на кнопку «Ежедневный отчет».
Для того, чтобы добавить в отчет работы, нажмите на кнопку «Добавить». В открывшемся окне укажите период, вид работ, а также содержание. Если ведется учет по проектам, то можно указать еще и его.
Также в программе 1С Документооборот вы можете подобрать работы из уже зафиксированных в течение дня. Если воспользоваться кнопкой «Подобрать работы», можно внести сразу несколько записей, в отличие от кнопки «Добавить».
Внизу отчета отображается общее отработанное время, а также остаток рабочего дня или его превышение.
Добавить запись о трудозатратах возможно также при выполнении задач. Для этого в окне задачи или списка «Задачи мне» нажмите на кнопку «Указать трудозатраты» и введите необходимые данные.
Запись будет включена в ежедневный отчет автоматически.
Как руководителю провести анализ организации рабочего времени сотрудников
Итак, система выстроена, и ваши сотрудники заполняют ежедневные отчеты. Как же вам воспользоваться этой информацией и проанализировать ее? 1С:Документооборот 8 предлагает воспользоваться отчетами.
В открывшейся форме списка отчетов вам доступно несколько видов отчетов, заранее настроенных в системе 1С Документооборот.
Выберите интересующий вас и, при необходимости, настройте по своему усмотрению. Установите период, за который будут отображены данные для системы контроля рабочего времени. Например, установите отбор по виду работ и проанализируйте, сколько времени уходит на данный вид работ за определенный промежуток времени.
Подводя итоги, скажем, что информация в данной статье предназначена для активных пользователей 1С:Документооборот 8.3, которые понимают, что работа в программе сводится не только к контролю за потоками документов и созданию электронного архива документации, но функционал программы намного шире. В частности, можно развивать программный продукт в сторону улучшения контроля исполнительской дисциплины, повышать эффективность сотрудников и своевременно сбалансированно распределять ресурсы.
Специалист компании «Кодерлайн»