Содержание:
Создание шаблона процесса в программе 1С: Документооборот 8 — это ключевой этап автоматизации делопроизводства и управления бизнес-процессами. Шаблон процесса представляет собой заготовку для выполнения типовых операций, которая позволяет автоматизировать и стандартизировать рутинные задачи.
Прежде чем приступить к созданию шаблона процесса, нужно четко определить цель процесса, его задачи и шаги. Важно также учесть, кто будет участниками процесса, какие действия они будут выполнять, и на каких этапах требуется контроль.
1. Шаги для создания шаблона процесса в конфигурации 1С:Документооборот 8
- В главном меню программы 1С:Документооборот 8 выберите раздел «Процессы».
- Далее перейдите в пункт «Шаблоны процессов».
- Откроется окно со списком уже существующих шаблонов. Чтобы создать новый, нажмите кнопку «Создать» в верхней части экрана.
При создании шаблона необходимо задать его основные характеристики:
- Наименование шаблона. Введите название, которое точно описывает процесс. Например, «Согласование договора» или «Регистрация входящей корреспонденции».
- Описание. Укажите краткое описание процесса, чтобы пользователи понимали, для чего он предназначен.
- Тип процесса. Выберите из списка тип процесса, например, «Делопроизводственный», «Управленческий» или «Проектный».
- Активный шаблон. Установите галочку, если шаблон должен быть доступен для использования сразу после создания.
2. Настройка маршрута процесса в учетной системе 1С
Маршрут процесса — это последовательность этапов и действий, которые выполняются в рамках процесса. Для настройки маршрута выполните следующие действия:
- Добавление этапов. В разделе маршрута нажмите на кнопку Добавить этап и введите название этапа. Например, это могут быть Согласование, Исполнение, Контроль завершения.
- Указание действий. Для каждого этапа необходимо задать действия, которые будут выполняться. Например:
- Согласование документа.
- Исполнение задачи.
- Отправка на проверку.
- Назначение исполнителей. В каждом этапе вы можете назначить конкретных пользователей или группы, которые будут отвечать за выполнение задач на этом этапе. Это может быть конкретный сотрудник, должность или отдел.
- Сроки выполнения. Для каждого этапа можно указать сроки, в течение которых действия должны быть выполнены. Например, согласование может длиться 3 рабочих дня, а исполнение — 5 рабочих дней.
- Переходы между этапами. Задайте условия перехода от одного этапа к другому. Например, процесс может переходить на следующий этап только после завершения текущего, либо при выполнении определенных условий (например, одобрение документа).
3. Настройка уведомлений и контрольных точек в программе 1С:Документооборот 8
Для того чтобы процесс был прозрачным и эффективным, можно настроить уведомления и контрольные точки:
- Уведомления. Можно задать автоматические уведомления для исполнителей на каждом этапе, чтобы они своевременно получали задачи. Также можно настроить уведомления для руководителей или контролеров в случае нарушения сроков.
- Контрольные точки. Контрольные точки позволяют отслеживать ключевые этапы процесса и вмешиваться в случае задержек или ошибок. Для того, чтобы взять объект на контроль, необходимо нажать на значок «К» рядом с нужным документом, после чего заполнить контрольную карточку: указать срок выполнения и добавить примечания для личного пользования. После этого нажмите кнопку «Поставить на контроль».
После настройки всех этапов и параметров процесса, шаблон необходимо сохранить:
- Нажмите кнопку Записать и закрыть, чтобы сохранить шаблон.
- После этого вы можете протестировать процесс. Для этого откройте созданный шаблон и запустите его для тестирования на небольшом количестве документов или задач.
После того, как шаблон создан и протестирован, его можно использовать в реальной работе. Для этого:
- Пользователи могут выбирать этот шаблон при создании нового процесса.
- Система автоматически создаст задачи для исполнителей на каждом этапе процесса в соответствии с настроенным маршрутом.
Таким образом, создание шаблона процесса в 1С:Документооборот 8 значительно упрощает и автоматизирует рутинные задачи. Правильно настроенный шаблон поможет стандартизировать процедуры в компании, сократить время на выполнение типовых операций и улучшить контроль за исполнением задач.