Многие компании один раз попробовав работу на “удаленке”, не желают возвращаться к обычному режиму. Оно и не мудрено, ведь в удаленной работе есть множество преимуществ, если правильно организовать процесс (см. статью “9 способов улучшить работу команды на “удаленке”). Однако можно пойти еще дальше – перевести на “удаленку” и документооборот. В данной статье мы расскажем, что такое бесконтактный (или безбумажный) документооборот, чем он выгоден для бизнеса и чем отличается от электронного.
Что подразумевается под безбумажным документооборотом?
Это процесс, при котором все операции над документами происходят в электронном виде. Обмениваться бесконтактно можно и юридически-значимыми документами, для этого нужно воспользоваться электронно-цифровой подписью.
Удобство безбумажного документооборота по сравнению с бумажным заключается в том, что его можно и нужно автоматизировать.
Безбумажный документооборот решает следующие проблемы:
- Долгий поиск бумажного документа в архиве. С помощью 1С:Документооборот можно настроить электронный архив документов как согласно номенклатуре дел, которая ведется в организации, так и с помощью учета мест хранения документов;
- Неудобный поиск по тексту внутри бумажного документа. Приходится перечитывать весь текст. В 1С:Документооборот есть полнотекстовый поиск по документам и файлам системы;
- Утеря бумажных документов при передаче их из рук в руки. Автоматизация процесса обмена документами в 1С и других современных СЭД, конечно же, предусмотрена. Электронный обмен документами в 1С с контрагентами или только внутри компании позволяет устанавливать напоминания, мол, документ изъят из архива и должен быть возвращен в определенный срок. Но с переходом на безбумажный документооборот потребность в данном функционале попросту отпадает.
- Затраты на обслуживание бумажного документооборота (бумага, принтер, картридж, курьерские услуги).
- Отсутствие разграничения прав доступа. Невозможно быть уверенным на 100% в применении разграничения прав на просмотр бумажных документов в архиве, так как присутствует человеческий фактор. В безбумажном документообороте разграничение прав доступа к электронным документам невозможно скорректировать обычному пользователю, что исключает человеческий фактор при работе с документами.
Безбумажный vs электронный документооборот
Однако не стоит путать безбумажный и электронный документооборот. Первый не предполагает дублирование документов на бумажном носителе, в отличие от второго. То есть при переходе на безбумажный документооборот предполагается работать с документом только в электронном виде на протяжении всего жизненного цикла документа. При этом карточка электронного документа в системе электронного документооборота должна полностью дублировать все реквизиты бумажного документа. Для того чтобы полностью перевести работу с документом в электронный вид, потребуется применение электронной подписи. Это может быть как простая электронная подпись (логин, пароль), так и усиленная квалифицированная с использованием криптографии.
Но не стоит забывать, что согласно законодательству некоторые кадровые документы все еще должны дублироваться на бумаге. Например, трудовые договора, даже если они составлены с использованием электронной подписи. Приказы об увольнении также должны дублироваться в бумажном виде.
Для перехода на безбумажный документооборот необходимо продумать все процессы, которые касаются конкретного документа и подлежат автоматизации. В качестве программных продуктов рекомендуем 1С:Документооборот и 1С:ЭДО, так как в них есть все необходимое для комфортной работы с электронными документами.