Система отчетов в программе 1С:Документооборот – это эффективный способ всегда держать руку на пульсе. Отчеты могут быть статистические, контрольные, частные по конкретным видам деятельности, подразделениям, или документам. В программе 1С:Документооборот “из коробки” разработчиками подготовлено множество отчетов. Классификация отчетов ведется по разрезам, таким, как вид документопотока (входящие, исходящие, внутренние документы), отчеты по администрированию системы, контрагентам, договорам, исполнителям, отчеты по задачам и процессам в системе 1С:Документооборот.
Каждый отчет в системе имеет свои предопределенные настройки, которые могут быть изменены как в пользовательском режиме, так и с помощью программирования в случаях сложных компоновок данных и использования различных условий. К каждому отчету можно сохранить множество различных измененных пользовательских вариантов. Например, убрать из отчета задачи с типом “Ознакомление”, так как они не должны влиять на общую статистику. При открытии отчета пользователь может выбрать интересующий его вариант с необходимыми в текущем случае настройками.
Рассмотрим подробнее некоторые виды отчетов и их предназначение.
Контроль договорной деятельности
- Отчет "Динамика сумм заключенных договоров"
Этот отчет позволяет наглядно увидеть вектор развития отдела договорной работы и компании в целом. Также с помощью отчета можно выстраивать стратегию развития бизнеса по привлечению новых клиентов и динамично следить за изменениями.
- Отчет "Сопроводительные документы по договору"
Данный отчет поможет отслеживать комплектность документов по договору ответственным за текущее направление. В отчете выводятся документы, связанные с договором с помощью механизма связей. Связи настраиваются отдельно в зависимости от специфики организации. Так в транспортных компаниях это могут быть связи “Имеет транспортные накладные”.
Отчет будет полезен менеджерам, в чьи обязанности входит контроль поступления сопроводительных документов по договору.
Контроль возврата архивных документов
- Отчеты по документам, не возвращенным в срок контрагентами и сотрудниками
В 1С:Документооборот существует функционал фиксации и отслеживания выдачи/приема архивных документов на руки сотрудникам и контрагентам. В момент выдачи документа ответственным лицом проставляется дата возврата документа в архив. Отчеты показывают документы, по которым истекла дата возврата.
Предупредить возникновение просрочки по сроку возврата можно с помощью отчета “Документы, находящиеся у контрагентов/сотрудников”, в котором отражаются документы, в настоящий момент находящиеся вне архива.
План-фактный анализ проектной деятельности
- Отчет "План-факт по срокам проектных задач"
Отчет пригодится не только руководителям, но и остальным сотрудникам, так как помогает оценить уровень тайм-менеджмента, самостоятельно провести анализ причин срыва плановых сроков и оптимизировать свою деятельность. Руководителям отчет поможет оперативно отреагировать на смещение сроков проектных задач, а, следовательно, проекта в целом. По сути, это ни что иное, как оценка рисков по проекту в 1С:Документооборот.
- Отчет "План-факт трудозатрат по проектам"
Для руководителя проекта крайне важно следить за отклонениями от плановых трудозатрат по проекту. Такой статистический отчет станет надежным помощником при планировании и оценке рисков проекта в дальнейшем.
Ну и конечно, не стоит забывать, что цифры в отчетах зависят от многих факторов, таких как система мотивации сотрудников, степень загруженности, условия труда и прочее. А отчеты помогут держать руку на пульсе в любых условиях.
Хорошего дня!