Согласование, утверждение и контроль исполнения документов в 1С:ДО

Приветствуем, коллеги! В данной статье разберем алгоритм согласования документов в решении 1С:Документооборот (служебных записок). Не будем томить Вас долгими вступлениями, но сразу перейдем к делу.

1

Согласование заявления на отпуск в один шаг в программе 1С:Документооборот

Предположим, нам нужно согласовать служебную записку – заявление на отпуск. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.

Заходим в “Документы и файлы”, выбираем “Внутренние документы”, переходим в папку “Служебные записки” и создаем заявление на отпуск.

Рис. 1 Заявление на отпуск в 1С:Документооборот - создание
Рис. 1 Заявление на отпуск в 1С:Документооборот - создание

Чтобы заявление увидел и согласовал руководитель, нужно создать процесс “Согласование”. Нажимаем на кнопку “Отправить” и из выпадающего списка выбираем нужный шаблон. В нашем случае это Выпадающий список “Другие варианты”, процесс “Согласование служебной записки”.

Рис. 2 Отправка заявления на согласование руководителем в 1С:Документооборот
Рис. 2 Отправка заявления на согласование руководителем в 1С:Документооборот

Указываем основные реквизиты и стартуем процесс. После этого руководителю на рабочий стол приходит задача согласовать отпуск сотрудника Фроловой.

Рис. 3 Оповещение на рабочем столе руководителя о запросе согласования отпуска в 1С:Документооборот
Рис. 3 Оповещение на рабочем столе руководителя о запросе согласования отпуска в 1С:Документооборот

В карточке задания 3 кнопки: согласовать, согласовать с замечаниями (положительный результат) и отклонить. После нажатия на одну из них процесс будет завершен.

2

Использование инструмента “Обработка документа” для согласования в 1С:Документооборот

Но есть и второй вариант. Предположим, нужно согласовать с руководителем заявление о выделении материальной помощи в связи с регистрацией брака, а затем отправить служебную записку на утверждение директору.

Чтобы не делать этого вручную, используем так называемую “Обработку документа”. Она состоит из нескольких простых процессов, которые мы рассмотрели ранее. Снова зайдем в “Документы и файлы”, выбираем “Внутренние документы”, папку “Служебные записки” и создаем записку о выделении материальной помощи.

Рис. 4 Создание служебной записки “О выделении материальной помощи в связи с заключением брака”
Рис. 4 Создание служебной записки “О выделении материальной помощи в связи с заключением брака”

Далее нажимаем “Отправить” и из выпадающего списка выбираем обработку “Обработка служебной записки”. Смотрим, из каких этапов она состоит:

Рис. 5 Этапы обработки служебной записки в 1С:Документооборот
Рис. 5 Этапы обработки служебной записки в 1С:Документооборот

Поочередно стартуют 2 процесса: после согласования руководителем записка отправляется на утверждение документа в 1С:Документооборот директору. После выполнения этих заданий нашему исполнителю Фроловой будет возвращаться процесс для ознакомления с результатами выполнения процесса.

В качестве контроля в настройках процесса предусмотрена проверка согласования, где можно указать, на что нужно обратить внимание проверяющего: приложена ли скан-копия документа, указана ли сумма и т.п. Добавить такое условие можно в шаблон процесса на закладке “Проверка согласования”.

Рис. 6 Шаблон согласования – вкладка “Проверка согласования”
Рис. 6 Шаблон согласования – вкладка “Проверка согласования”

Для контроля исполнения документов в системе предусмотрены отчеты по исполнительской дисциплине.

Рис. 7 Отчеты по исполнительской дисциплине в 1С:Документооборот
Рис. 7 Отчеты по исполнительской дисциплине в 1С:Документооборот

Помимо статистических отчетов, отчетов о просроченных сроках исполнения, есть отчет “Справка об исполнительской дисциплине”, который отражает все задержки при работе с документами.

Рис. 8 Отчет “Справка об исполнительской дисциплине” в 1С:Документооюорот
Рис. 8 Отчет “Справка об исполнительской дисциплине” в 1С:Документооюорот

Также отчет показывает на диаграмме топ-10 исполнителей задач.

Рис. 9 Диаграмма “ТОП 10 исполнителей”
Рис. 9 Диаграмма “ТОП 10 исполнителей”

На первом этапе внедрения программы главное – правильно выбрать согласующие лица, ведь необходимо согласовывать проект документа со всеми заинтересованными лицами и подразделениями. Для этого необходимо создать матрицу ролей и маршруты движения документов, а также определить сроки согласования.

Выстраивайте правильные процессы вместе с 1С:Документооборот!