Приветствуем, коллеги! В данной статье разберем алгоритм согласования документов в решении 1С:Документооборот (служебных записок). Не будем томить Вас долгими вступлениями, но сразу перейдем к делу.
Согласование заявления на отпуск в один шаг в программе 1С:Документооборот
Предположим, нам нужно согласовать служебную записку – заявление на отпуск. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.
Заходим в «Документы и файлы», выбираем «Внутренние документы», переходим в папку «Служебные записки» и создаем заявление на отпуск.
Чтобы заявление увидел и согласовал руководитель, нужно создать процесс «Согласование». Нажимаем на кнопку «Отправить» и из выпадающего списка выбираем нужный шаблон. В нашем случае это Выпадающий список «Другие варианты», процесс «Согласование служебной записки».
Указываем основные реквизиты и стартуем процесс. После этого руководителю на рабочий стол приходит задача согласовать отпуск сотрудника Фроловой.
В карточке задания 3 кнопки: согласовать, согласовать с замечаниями (положительный результат) и отклонить. После нажатия на одну из них процесс будет завершен.
Использование инструмента “Обработка документа” для согласования в 1С:Документооборот
Но есть и второй вариант. Предположим, нужно согласовать с руководителем заявление о выделении материальной помощи в связи с регистрацией брака, а затем отправить служебную записку на утверждение директору.
Чтобы не делать этого вручную, используем так называемую «Обработку документа». Она состоит из нескольких простых процессов, которые мы рассмотрели ранее. Снова зайдем в «Документы и файлы», выбираем «Внутренние документы», папку «Служебные записки» и создаем записку о выделении материальной помощи.
Далее нажимаем «Отправить» и из выпадающего списка выбираем обработку «Обработка служебной записки». Смотрим, из каких этапов она состоит:
Поочередно стартуют 2 процесса: после согласования руководителем записка отправляется на утверждение документа в 1С:Документооборот директору. После выполнения этих заданий нашему исполнителю Фроловой будет возвращаться процесс для ознакомления с результатами выполнения процесса.
В качестве контроля в настройках процесса предусмотрена проверка согласования, где можно указать, на что нужно обратить внимание проверяющего: приложена ли скан-копия документа, указана ли сумма и т.п. Добавить такое условие можно в шаблон процесса на закладке «Проверка согласования».
Для контроля исполнения документов в системе предусмотрены отчеты по исполнительской дисциплине.
Помимо статистических отчетов, отчетов о просроченных сроках исполнения, есть отчет «Справка об исполнительской дисциплине», который отражает все задержки при работе с документами.
Также отчет показывает на диаграмме топ-10 исполнителей задач.
На первом этапе внедрения программы главное – правильно выбрать согласующие лица, ведь необходимо согласовывать проект документа со всеми заинтересованными лицами и подразделениями. Для этого необходимо создать матрицу ролей и маршруты движения документов, а также определить сроки согласования.
Выстраивайте правильные процессы вместе с 1С:Документооборот!