Внедрение документооборота в организации решает множество задач учета документов, их согласования и хранения. Сильной стороной внедрения документооборота является избавление от узких мест в делопроизводстве. Рассмотрим решение для одного из них – это невозможность завершить задачу в процессе из-за отсутствия согласующего.
Механизм эскалации – это способ автоматического завершения задачи или перенаправления её, при наступлении определенного события.
Правила эскалации
Правила эскалации предусматривают 2 варианта действий:
«Выполнить автоматически» – результат выполнения может быть как положительный, так и отрицательным;
«Перенаправлять».
При настройке правила эскалации для действия «Выполнять автоматически» отрицательный результат возможен только для:
задачи «Согласовать»;
задачи «Утвердить»;
задач процесса приглашения: «Пригласить» и «Ознакомиться с результатом приглашения».
При настройке правила эскалации для действия «Перенаправлять» перенаправить задачу можно на определенного пользователя, на роль пользователя в системе или методом автоподстановки, например, на непосредственного руководителя исполнителя.
При создании правил эскалации выбирается событие при наступлении которого активируется этот механизм:
задача просрочена (на n дней, на k часов);
задача будет просрочена (через n дней, через k часов);
задача не выполнена (за n дней, за k часов).
Важно! Правило эскалации не активируется для задачи, у которой не указан срок выполнения, т. к. механизм не определит “точку отсчета”. В первом случае механизм сработает при условии, что срок исполнения задачи просрочен исполнителем на заданное значение. Во втором и третьем варианте реализована возможность «просигнализировать» об истечении срока выполнения задачи или о времени выполнения задачи. Минимальный возможный срок срабатывания правила составляет 1 час.
Различные комбинации вышеизложенных правил эскалации позволяет решить задачу прохождения бизнес-процесса в запланированные сроки. Руководству – быстро реагировать на нарушения сроков, привлекать своевременно дополнительные ресурсы и выявлять «слабое звено».
Настройка правил эскалации
Механизм эскалации задач предусмотрен в версиях: КОРП и ДГУ программы 1С:Документооборот. Включить механизм можно в настройках программы в разделе «Процессы и задачи». Флаг «Использовать эскалацию задач».
Теперь в меню раздела «Управление процессами» можно настраивать правила эскалации задач.
По кнопке «Создать» создается новое правило. Последовательно заполняя все условия, Вы создадите правило, которое нужно для вашего бизнес-процесса. Пользователь с правами на управление бизнес-процессами или сотрудник, ответственный за НСИ может настроить правило эскалации как для шаблона любого процесса, так и для процесса, у которого нет шаблона. В последнем случае правило будет срабатывать для всех процессов данного типа.
Из карточки шаблона процесса по гиперссылке откроется список, в который пользователь может добавить новое правило или выбрать из существующих.
На закладке «Дополнительные условия» задаются параметры, определяющие, кем является автор задачи, важность задачи, принадлежность исполнителя к рабочей группе или подразделению, а также произвольное условие, заданное либо с помощью конструктора, либо с помощью встроенного языка.
Созданному правилу задается приоритет. Если наступившее событие соответствует сразу нескольким правилам, то первым выполнится то, которое имеет более высокий приоритет.
Для анализа задач, в которых сработало правило эскалации (такие задачи отмечаются комментарием о том, что действие было выполнено автоматически) можно сформировать отчет. В карточке правила можно построить такие отчеты, как «Воронка эскалации», «Сводка эскалации задач по правилам» и «Сводка эскалации задач по сотрудникам».
Резюме
Инструмент эскалации задач позволяет гибко оптимизировать бизнес-процессы, завершив или перенаправив задачи другому исполнителю автоматически. Благодаря данному механизму можно спланировать сроки завершения процесса, и после изучения отчетов распределить ресурсы или скорректировать бизнес-процесс для сокращения временных потерь и обеспечения оптимального порядка работы.