В конфигурации 1С:Документооборот имеется много интересных и полезных механизмов, которые нужно использовать, оптимизируя работу сотрудников. Сегодня рассмотрим механизм автоматической рассылки отчетов по электронной почте. Такая опция доступна в редакциях ПРОФ, КОРП и ДГУ.
Настраиваем рассылку отчетов в 1С
Для того чтобы настроить автоматическую рассылку отчетов из 1С по электронной почте, на панели «Настройка и администрирование» переходим в раздел «Рассылки отчетов»
Выбираем кнопку «Создать», если мы хотим настроить рассылку отчета, или кнопку «Создать группу», если хотим создать группу для добавления в нее рассылок.
Для практического примера давайте настроим автоматическую рассылку отчета «Список задач, истекающих на дату», которая будет происходить по пятницам в 16-00, и получать её будут руководители подразделений. Начинаем с заполнения наименования рассылки (Рис.3).
Выпадающий список ячейки «Отправлять:» предлагает варианты:
Отчеты указанным получателям;
Свой отчет для каждого получателя;
Только мне (личная рассылка автора).
По условиям нашего примера выбираем первый вариант, так как у нас нет условия формировать отчет по разрезам (например, подразделения) для каждого получателя отдельно.
Выбираем нужный вариант отчета по кнопке «Подобрать», в нашем случае – «Список задач, истекающих на дату».
На вкладке «Расписание» заполняем график и время рассылки.
На вкладке «Доставка (эл. почта)» нужно указать адресатов рассылки. В нашем случае это «Руководители подразделений». Обязательно нужно указать, с какого адреса будет отправляться рассылка. Для этого используется предопределенная «Системная учетная запись». Настраивается администратором для отправки писем.
В окне настроек отчета можно произвести требуемый вариант отбора и сортировки данных отчета. На этом настройка рассылки завершена.
Как проверить настройки 1С для рассылки отчетов по электронной почте?
Рассылка отчета выполняется регламентным заданием, проверить настройки можно в разделе «Поддержка и обслуживание → Регламентные и фоновые задания».
Использование механизма рассылки отчетов позволяет убрать рутинную работу по формированию и рассылке отчетов. Дает возможность руководству иметь актуальную информацию всегда под рукой.