1. Что такое служебная записка в 1С: Документооборот?
Служебная записка в 1С: Документооборот – это документ, который используется для передачи информации между сотрудниками и подразделениями внутри организации.
С помощью служебной записки можно организовать согласование документов в организации, передачу и контроль исполнения задач, уведомление сотрудников о важных событиях или изменениях в организации. Она может содержать текстовую информацию, файлы вложений, описание задачи или инструкции по выполнению определенного действия.
2. Формы служебных записок в системе 1С: Документооборот
В системе 1С: Документооборот предусмотрены следующие формы служебных записок в зависимости от конкретного назначения и потребностей сотрудников компании:
- Уведомление о встрече – оно используется для оповещения организации или конкретного сотрудника о предстоящей встрече. В уведомлении указывается дата, время и место встречи, а также цель и повестка дня.
- Запрос на предоставление документов – применяется для запроса необходимых документов у другой организации или конкретного сотрудника. В нем указывается список требуемых документов и сроки их предоставления.
- Запрос на предоставление отчета – служит для получения отчета у другой организации или определенного служащего. В запросе указывается период, за который необходим отчет, а также формат и способ предоставления.
- Запрос на консультацию – нужен для запроса консультации у сторонней компании или конкретного работника по определенному вопросу. В нем формулируется суть вопроса и желаемый срок получения ответа.
- Прочие – это форма служебной записки, которая используется для других целей, не попадающих под вышеперечисленные категории. Например, это может быть запрос на организацию мероприятия или на проведение определенных исследований, записка о предоставлении отпуска или командировке, о закупке материалов/оборудования, записка с предложениями или замечаниями и так далее.
3. Как создать служебную записку в программе 1С: Документооборот?
Создание служебной записки в 1С: Документооборот происходит путем заполнения соответствующей формы, где указываются данные получателя, текст сообщения и при необходимости прикрепляются файлы.
Сделать это можно следующим образом через справочник «Внутренние документы»:
- Зайти в раздел «НСИ».
- Выбрать подраздел «Виды документов».
- Создать документ «Служебная записка».
В открывшемся окне обязательно следует заполнить блок «Основное», вписав название записки, проставив флажки у нужных полей, например, «Вести учет по тематикам» или «Использовать срок исполнения».
Также важно указать нормативные сроки исполнения в соответствующей строке, указав количество дней и способ учета – календарные или рабочие.
В строке «Форма» можно выбрать одну из трех:
- «Бумажная»,
- «Электронная»,
- «Бумажная или электронная».
В блоке «Создание документа» можно выбрать конкретного руководителя подразделения или всех сотрудников, которым будет доступна эта служебная записка, либо добавить нового человека.
При нажатии на строку «Выбор тематик» появляется окно, где указывается форма служебной записки, например, запрос информации, командировка работника, о материальной помощи и так далее.
Немаловажно заполнить и подраздел «Шаблон»:
- вписав реквизиты документа, срок исполнения, название проекта, подразделения, адресата, форму хранения,
- прикрепив файл при необходимости,
- отметив нужные настройки (запрещать изменять реквизиты шаблона, запрещать редактировать файл и другие),
- подобрав категории.
В блоке «Роли файлов» отмечается роль документа – основной или вспомогательный.
Служебная записка может быть создана из раздела «Документы». После создания документа, его можно направить на рассмотрение выбранным сотрудникам или подразделениям. Также можно установить сроки исполнения, создать напоминания о важности документа и отслеживать его статус (прочитано, подписано, определенное действие выполнено и т. д.).
4. Хранение служебных записок
Служебные записки в 1С: Документооборот хранятся в разделе «Служебные записки» в электронном виде в базе данных системы. Они могут быть найдены в соответствующих разделах документооборота, в зависимости от типа документа и его назначения. Например, если создается записка о том, что документ был отправлен на подпись, то она будет отображаться в разделе «Отправленные документы» вместе с самим документом.
Возможно также создание специальных папок для хранения служебных записок с определенными параметрами и фильтрами. Например, можно создать папку «Невыполненные задачи», в которую будут автоматически попадать все записки о том, что какие-то задачи не были выполнены в срок.
Важно, что служебная записка в 1С: Документооборот не является юридически значимым документом и не имеет силы договора или соглашения. Она служит только для обмена информацией между сотрудниками организации.