1. Настройка уведомлений в системе конфигурации 1С
При большом объеме документооборота в организации, в работе можно просто забыть проверить статус по одному из документов и затянуть процесс его обработки. Чтобы такие проблемы не омрачали работу, а также просто для удобства пользователей, разработчики конфигурации 1С: Документооборот позаботились о создании подписок на события по предметам в программе. Настраивая подписки, пользователь сам указывает, какие события его интересуют и каким способом он будет получать уведомления от системы. Например, при поступлении новой задачи, программа может отправлять смс, или почтовое сообщение. Или вам необходимо напоминание об истечении срока по задаче, или о поступлении нового документа по ЭДО. Все уведомления настраиваются самим пользователем, если Администратор не установил запрет на изменение настроек 1С уведомлений. В этом случае придется довольствоваться теми уведомлениями, которые настроил Администратор, либо обратиться к нему для внесения изменений в 1С.
Для настройки 1С уведомлений перейдите в меню «Настройка» -> «Персональные настройки» -> «Уведомления».
На закладке «Подписки» выберите вид события, по которому хотите получать уведомления. Например: получение новой задачи.
Закладка «Частота и сроки уведомлений» нужна для настройки периодичности и частоты уведомлений. Например: за сколько дней до истечения срока по задаче вам удобно получить уведомление; будет оно одно, или несколько с определенной периодичностью.
Закладка «Подписки по объектам» – здесь вы можете настроить подписку на изменение данных. Например: изменение конкретного файла; добавление файла в определенную папку.
Закладка «Способы уведомления» предназначена для указания списка контактов, на которые будут отправлены уведомления.
Закладка «Дополнительные настройки» – здесь можно включить функционал выполнения задач по почте и получать программные уведомления.
После того, как настройки выполнены, вы будете получать уведомления от системы. Уведомления могут быть в виде писем на электронную почту с системной учетной записи заранее определенного формата, в виде сообщений в чат, «центр оповещений», окном.
Например: в папке появился новый файл. Программа отправила письмо установленного формата на электронную почту и в чат.
На письма, отправленные с системной учетной записи, отвечать не нужно.
2. Расшифровка событий в конфигурации программы 1С: Документооборот 3.0
Часто у пользователей возникают вопросы по видам события. Ниже приведу расшифровку событий:
– Брони: изменение/создание новой. Вы получите уведомление, если создана или изменена бронь с вашим участием.
– Документы: назначение ответственным. Уведомление придет в случае назначения сотрудника ответственным за документ. Нужно понимать, что, настраивая данное уведомление, вы подписываетесь на уведомления по всем видам документов.
– Документы: окончание срока действия. Уведомит пользователя об окончании срока действия документа. Например: заканчивается срок действия договора, нужно принять решение о его пролонгировании, либо списании в архив.
– Документы: отсутствует оригинал. Уведомление предназначено для ответственного за документ сотрудника, уведомит о записи документа программно без приложенной скан-копии оригинала документа.
– Документы: приближение окончания срока действия. Уведомление об окончании срока действия договора приходит ответственному сотруднику заранее, что может избавить от необходимости вести учет сроков действия договоров вручную.
– Задачи: выполнение моей задачи. Уведомит, если задача, направленная вам, будет выполнена вашим руководителем/делегатом/администратором системы.
– Задачи: новая задача. Если поступила новая задача и вы в ней назначены исполнителем, то система направит вам уведомление.
– Задачи: отложена. Если процесс, в который входит ваша задача, остановлен, то вы получите такое уведомление.
– Задачи: отмена. Уведомление будет направлено исполнителю, если результат его выполнения по задаче отменили по тем или иным причинам.
– Задачи: перенаправление моей задачи. Перенаправить задачу может как сотрудник, так и система по правилам эскалации задач. В случае перенаправления программа уведомит вас.
– Задачи: передача от исполнителя. Уведомление получит руководитель, если ему будут переданы задачи подчиненных, которые стали недействительны.
– Задачи: просрочена задача от меня. Автор задачи получит уведомление обо всех задачах, срок исполнения которых прошел.
– Задачи: сводка. По сути является рассылкой краткой информации обо всех задачах (сколько всего/новых/просрочено).
– Задачи: снятие задач исполнителя. Руководитель получит уведомление, если задачи недействительных подчиненных у него забрали.
– Замещающие и помощники. Пользователь получит уведомление в случае назначения его помощником или замещающим, в случае изменения его помощников и замещающих, в случае изменения настроек системы, в которых он фигурирует.
– Календарь: новая запись. Вы получите уведомление в случае добавления новой записи в ваш календарь. Также, если у вас есть права доступа для просмотра календаря другого пользователя, вы можете настроить подписку на новые записи в его календаре. Для этого откройте карточку пользователя, перейдите в меню «Еще», выберите команду «Подписаться», установите подписку на событие «Новая запись в календаре пользователя» в значение «Да».
– Комплексные процессы: остановка и прерывание. Автор процесса и исполнители прерванных задач получат уведомления.
– Контроль: приближение срока. Уведомление сообщит, что по какому-то объекту подходит к концу назначенный срок контроля.
– Контроль: срок вышел. Уведомление для контролера о том, что срок, на который объект ставили на контроль, вышел.
– Обмен по ЭДО: отклонение документа. Уведомление об отклонении документа контрагентом получит ответственный за документ.
– Обмен по ЭДО: успешное выполнение. Уведомление об успешном принятии документа контрагентом получит ответственный за документ.
– Обработки: остановка. Уведомление для пользователя, начавшего обработку и не прерывавшего ее.
– Отсутствия: изменение. Вы получите уведомление в случае изменения отсутствия с вашим участием.
– Отсутствия: создание нового. При создании отсутствия с вашим участием, вы получите уведомление.
– Проектные задачи: не указан исполнитель. Уведомление придет в случае создания проектной задачи без исполнителя. Необходимо быть участником проекта.
– Процессы: ход выполнения. Возможность настроить уведомления при переходе процесса на тот или иной этап.
– Уведомление программы. Программа отправит уведомление при возникновении ошибки в информационной базе без участия пользователя, но которые имеют прямое отношение к нему.
– Файлы: автозаполнение моих файлов. Автор файла будет осведомлен о заполнении файла другим сотрудником.
– Форум: новый ответ на сообщение. Автор обсуждения получит уведомление в случае получения ответа.
– Сводка о рабочем времени. Включение рассылки за неделю или за месяц о фактическом рабочем времени, о проценте фонда за текущий и предыдущий периоды.
В системе 1С: Документооборот можно подписаться на следующие объекты системы:
- сообщение обсуждения,
- тема обсуждения,
- проект,
- проектная задача,
- файл,
- папка файлов,
- документ,
- папка документов,
- мероприятие,
- процесс,
- категория данных,
- сотрудник,
- контрольная карточка,
- территории и помещения, доступные для бронирования.
Если вы хотите подписаться не на все объекты, а только на один, вам необходимо перейти в карточку этого объекта, нажать на «Еще», выбрать команду «Подписаться».
Настраивайте персональные уведомления и не пропускайте ни одного важного события!