1. Что такое номенклатура дел 1С
Номенклатура дел 1С – это один из самых простых классификаторов, который служит для учета документов в определенной иерархии. Если в группе компаний несколько организаций, то номенклатуру дел нужно вести по каждой организации.
Перед тем, как ввести номенклатуру дел в программный продукт системы 1С: Документооборот, ее необходимо разработать и утвердить в организации.
На практике она должна быть утверждена и закреплена специальным приказом внутри организации. Дальше ее уже можно будет вносить в справочник внутри системы: Номенклатура дел.
Государственные организации в обязательном порядке номенклатуру дел 1С должны согласовывать с Росархивом и при передаче документов в специализированный архив утверждать с сотрудниками архива.
2. Настроить права доступа в конфигурации системы 1С
Для того, чтобы ее заполнить в 1С, необходимо настроить соответствующие права доступа в 1С в разделе «Ответственный за НСИ».
В настройке конкретного вида документа для учета включаем поле «Вести учет по номенклатуре дел 1С». В этом случае это заполнение будет обязательным в программе.
Для удобства работы на будущий год номенклатуру дел 1С можно не заносить вновь ручным способом, а использовать механизм копирования.
В последнем квартале каждого года делопроизводитель или ответственное лицо должен запросить у бизнес-подразделений информацию о количестве заведенных дел за прошедший год и те сведения, которые будут нужны для того, чтобы сформировать структуру на будущий год.
Пример таблицы:
В конце каждого календарного года делопроизводителю или ответственному лицу необходимо закрыть текущую номенклатуру дел 1С.
Для этого делопроизводитель или ответственное лицо заполняет графу 3 «Количество дел или томов» и формирует итоговую запись о количестве всех заведенных дел.
Она отправляется в архив компании или находится на хранении у делопроизводителя. В обязательном порядке ее должен подписать руководитель секретариата, и тот, кто сдал эти данные в архив.